Trong một văn phòng hiện đại, chiếc máy in ngày càng đảm nhận nhiều công việc hơn việc đưa tài liệu từ màn hình ra giấy. Hợp đồng cần được scan để lưu trữ, chứng từ phải chuyển thành PDF, nhiều nhân viên cùng sử dụng một thiết bị qua mạng và những tập hồ sơ hai mặt cần được xử lý nhanh mà không mất thời gian đảo từng trang.
Canon imageCLASS MF461dw II được xây dựng khá rõ cho kiểu công việc đó.
Đây là máy in laser đen trắng đa chức năng A4 tích hợp in, sao chụp và quét tài liệu. Tốc độ 36 trang/phút không phải yếu tố duy nhất tạo nên giá trị của máy. Khi kết hợp in hai mặt tự động, ADF 50 tờ, scan hai mặt một lượt cùng khả năng kết nối mạng, MF461dw II trở thành một thiết bị xử lý tài liệu tương đối hoàn chỉnh cho môi trường văn phòng.
36 trang/phút và bài toán chờ máy in trong văn phòng
Tốc độ in A4 của Canon MF461dw II đạt 36 trang/phút, trong khi tốc độ in hai mặt đạt tới 30 ảnh/phút. Thời gian cho bản in đầu tiên khoảng 5 giây khi máy ở trạng thái sẵn sàng.
Những con số này có ý nghĩa rõ hơn khi đặt thiết bị vào môi trường nhiều người cùng sử dụng. Một báo cáo vài chục trang, bộ hợp đồng hay tập hồ sơ cần in không chiếm máy quá lâu, qua đó giảm thời gian chờ của những người dùng tiếp theo.
Máy sử dụng công nghệ laser đơn sắc với độ phân giải 600 × 600 dpi và khả năng xử lý chất lượng hình ảnh tương đương 1.200 × 1.200 dpi. Canon đồng thời hỗ trợ UFR II, PCL 6 và Adobe PostScript 3, tạo thuận lợi khi triển khai máy trong nhiều môi trường ứng dụng doanh nghiệp.
Điểm đáng chú ý nằm ở phía trên chiếc máy
Nếu chỉ nhìn vào tốc độ in, chưa thể hiện hết giá trị của MF461dw II. Phần đáng quan tâm hơn với những doanh nghiệp thường xuyên xử lý hồ sơ chính là bộ nạp bản gốc tự động 50 tờ.
Canon trang bị cho máy hệ thống Duplex Single Pass ADF. Thay vì quét mặt thứ nhất, đảo bản gốc rồi tiếp tục quét mặt còn lại, hệ thống có thể ghi nhận hai mặt tài liệu trong một lượt chạy giấy.
Tốc độ quét qua ADF đạt tới 50 ipm đối với tài liệu đen trắng và 40 ipm đối với tài liệu màu khi quét một mặt. Ở chế độ hai mặt, tốc độ có thể đạt 100 ipm đen trắng và 80 ipm màu.
Sự khác biệt này dễ nhận thấy khi xử lý một tập hợp đồng, chứng từ kế toán hoặc hồ sơ nhân sự có nội dung ở cả hai mặt. Người dùng có thể đặt cả tập tài liệu vào ADF thay vì liên tục đứng cạnh máy để đảo từng trang.
Vì vậy, MF461dw II nên được nhìn nhận không chỉ như một chiếc máy in có thêm chức năng scan, mà là thiết bị phục vụ đồng thời hai luồng công việc: đưa dữ liệu từ máy tính ra giấy và đưa tài liệu giấy trở lại môi trường số.
Từ bản giấy đến PDF, Email và thư mục mạng
Sau khi tài liệu được quét, câu chuyện tiếp theo là dữ liệu sẽ đi đâu.
Canon MF461dw II hỗ trợ gửi tài liệu qua SMB, Email và FTP. Các định dạng lưu trữ gồm JPEG, TIFF, PDF, Compact PDF và PDF OCR.
Đây là một chi tiết đáng quan tâm trong quá trình số hóa hồ sơ doanh nghiệp. Thay vì scan tài liệu rồi tiếp tục qua nhiều bước trung gian, dữ liệu có thể được đưa tới những vị trí đã thiết lập trong quy trình làm việc.
Đối với phòng kế toán, đó có thể là thư mục chứng từ dùng chung. Với hành chính – nhân sự, đó có thể là nơi lưu hồ sơ nhân viên hoặc hợp đồng. Với doanh nghiệp dịch vụ, tài liệu có thể được chuyển thành PDF để lưu trữ và chia sẻ sau khi tiếp nhận.
Một máy nhưng nhiều người cùng sử dụng
Canon MF461dw II được trang bị USB 2.0, Gigabit Ethernet và Wi-Fi 802.11b/g/n. Điều này cho phép triển khai theo nhiều cách: kết nối trực tiếp với một máy tính, đặt trong mạng LAN doanh nghiệp hoặc sử dụng kết nối không dây.
Máy hỗ trợ Canon PRINT, Apple AirPrint, Mopria và Microsoft Universal Print. Các giao thức in mạng gồm LPD, RAW, IPP, IPPS và WSD-Print.
Ở góc độ quản trị, máy hỗ trợ Department ID và Secure Print. Các cơ chế bảo mật mạng gồm HTTPS, SNMPv3, IEEE 802.1X, IPsec và TLS 1.3; kết nối không dây hỗ trợ WPA3.
Những tính năng này thường ít được chú ý khi xem một chiếc máy in riêng lẻ, nhưng trở nên quan trọng khi thiết bị được đưa vào hệ thống mạng nội bộ và phục vụ nhiều người dùng.
350 tờ tiêu chuẩn và khả năng mở rộng khi nhu cầu tăng
Cấu hình tiêu chuẩn của MF461dw II gồm cassette 250 tờ và khay đa năng 100 tờ, đưa tổng lượng giấy đầu vào tiêu chuẩn lên 350 tờ.
Khi nhu cầu sử dụng tăng, doanh nghiệp có thể lắp thêm cassette 550 tờ, nâng tổng sức chứa giấy lên tối đa 900 tờ.
Khay đa năng hỗ trợ giấy có định lượng từ 60–199 g/m², giúp máy linh hoạt hơn khi văn phòng phát sinh nhu cầu sử dụng những loại giấy khác ngoài giấy A4 thông thường.
Việc có hai nguồn cấp giấy cũng hữu ích trong thực tế. Doanh nghiệp có thể duy trì giấy A4 thường xuyên trong cassette và sử dụng khay đa năng khi cần xử lý loại giấy hoặc kích thước khác mà không phải thay toàn bộ giấy đang có trong khay chính.
Cartridge 070 và bài toán vận hành dài hạn
Canon MF461dw II sử dụng hệ hộp mực Canon Cartridge 070.
Cartridge 070 tiêu chuẩn có sản lượng công bố khoảng 3.000 trang. Với môi trường có lượng in lớn hơn, Cartridge 070H dung lượng cao đạt khoảng 10.200 trang theo tiêu chuẩn ISO/IEC 19752.
Sự khác biệt giữa hai cartridge cho phép doanh nghiệp lựa chọn vật tư theo sản lượng thực tế. Một văn phòng có lượng in vừa phải có thể sử dụng Cartridge 070, trong khi môi trường in thường xuyên có thể lựa chọn 070H để kéo dài khoảng thời gian giữa các lần thay mực.
Đáng chú ý, MF461dw II vẫn sử dụng cùng hệ Cartridge 070/070H với MF461dw thế hệ trước. Điều này cũng thuận lợi cho doanh nghiệp đang có sẵn hệ thống máy sử dụng dòng vật tư này.
MF461dw II phù hợp với văn phòng nào?
Canon công bố sản lượng in khuyến nghị của MF461dw II trong khoảng 750–4.000 trang/tháng, trong khi Monthly Duty Cycle đạt tới 80.000 trang.
Hai con số này không nên hiểu giống nhau. Sản lượng khuyến nghị phản ánh phạm vi sử dụng thường xuyên phù hợp với thiết bị, còn Duty Cycle là mức công suất tối đa được nhà sản xuất công bố và không phải sản lượng nên duy trì hàng tháng.
Trong thực tế, MF461dw II phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, phòng kế toán, hành chính – nhân sự, công ty dịch vụ, trường học hoặc các bộ phận thường xuyên làm việc với hợp đồng, chứng từ và hồ sơ.
Nếu nhu cầu chỉ đơn thuần là in văn bản, thị trường có nhiều lựa chọn đơn giản hơn. Giá trị của MF461dw II thể hiện rõ hơn ở môi trường vừa cần in thường xuyên, vừa phải scan nhiều tài liệu hai mặt và muốn đưa tài liệu nhanh chóng trở lại hệ thống lưu trữ số.
Không chỉ nhìn vào tốc độ in
Khi lựa chọn máy in văn phòng, tốc độ thường là thông số được nhìn thấy đầu tiên. Nhưng với Canon imageCLASS MF461dw II, điều đáng cân nhắc nằm ở cách nhiều chức năng được kết hợp trên cùng một thiết bị.
Tốc độ 36 trang/phút giải quyết công việc in. Duplex giúp tự động hóa tài liệu hai mặt. ADF 50 tờ và Single Pass Duplex Scan phục vụ số hóa hồ sơ. LAN và Wi-Fi giúp nhiều nhân viên sử dụng chung. Khả năng gửi tài liệu qua mạng đưa chức năng scan gần hơn với quy trình quản lý dữ liệu của doanh nghiệp.
Chính sự kết hợp này giúp định vị MF461dw II như một thiết bị xử lý tài liệu cho văn phòng, thay vì đơn thuần là một chiếc máy in laser được bổ sung chức năng copy và scan.
Tư vấn Canon imageCLASS MF461dw II tại Toàn Vĩ
Lựa chọn máy in cho doanh nghiệp nên bắt đầu từ sản lượng thực tế, số lượng người sử dụng, tỷ lệ tài liệu in hai mặt, lượng hồ sơ cần scan và cách doanh nghiệp đang tổ chức lưu trữ dữ liệu.
Khách hàng quan tâm Canon imageCLASS MF461dw II có thể liên hệ Công ty Toàn Vĩ để được tư vấn cấu hình thiết bị, lựa chọn cartridge và phương án triển khai máy phù hợp với môi trường làm việc thực tế.
Đối với khách hàng đang cân nhắc giữa Canon imageCLASS MF461dw và MF461dw II, việc so sánh trực tiếp hai thế hệ là bước tiếp theo cần thiết. Hai model có nhiều điểm tương đồng về hiệu suất nhưng MF461dw II đã có những cập nhật đáng chú ý cho môi trường văn phòng mới.
