Khi tìm mua máy in, người dùng thường bắt đầu bằng thương hiệu, giá hoặc tốc độ. Nhưng sau vài năm sử dụng, điều quyết định trải nghiệm lại là chiếc máy có vừa với công việc hay không.
MF284dw cũng vậy. Đây không phải model dành cho mọi nhu cầu. Có những môi trường cấu hình của máy khá vừa vặn, nhưng cũng có những công việc nên lựa chọn một dòng cao hơn ngay từ đầu.
Với phòng kế toán, cần nhìn cả in và scan
Kế toán là một trong những bộ phận sử dụng nhiều tài liệu giấy trong doanh nghiệp: chứng từ, phiếu thu chi, báo cáo, hồ sơ thanh toán, hợp đồng và các tài liệu cần lưu trữ.
Nếu nhu cầu chủ yếu là in văn bản đen trắng, Canon MF284dw có tốc độ A4 lên đến 33 trang/phút và thời gian cho bản in đầu tiên khoảng 5 giây. Máy cũng hỗ trợ in hai mặt tự động, thuận tiện với báo cáo và những bộ hồ sơ nhiều trang.
ADF 35 tờ giúp xử lý các tập chứng từ khi cần copy hoặc scan mà không phải đặt từng trang lên mặt kính.
Tuy nhiên, có một điểm kế toán cần xem kỹ: ADF của MF284dw xử lý bản gốc một mặt.
Nếu phần lớn chứng từ cần scan chỉ có nội dung một mặt, cấu hình này có thể đáp ứng tốt. Nhưng nếu công việc thường xuyên là scan hợp đồng hoặc hồ sơ có nội dung ở cả hai mặt, người dùng sẽ phải xử lý thêm thao tác thủ công.
Trong trường hợp lượng tài liệu hai mặt lớn và công việc diễn ra hàng ngày, một model có Duplex ADF sẽ phù hợp hơn.
Vì vậy, với kế toán, câu hỏi quan trọng không chỉ là “mỗi tháng in bao nhiêu trang?” mà còn là “mỗi ngày phải scan bao nhiêu tài liệu hai mặt?”
Văn phòng nhỏ là môi trường khá đúng với MF284dw
Một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ có vài nhân viên nhưng không có nghĩa nhu cầu tài liệu đơn giản.
Kinh doanh cần in báo giá. Kế toán cần in chứng từ. Hành chính cần sao chụp giấy tờ. Người quản lý thỉnh thoảng cần scan hợp đồng.
Thay vì bố trí nhiều thiết bị riêng biệt, một máy In – Copy – Scan dùng chung có thể giải quyết phần lớn công việc.
Canon MF284dw được Canon công bố sản lượng in khuyến nghị khoảng 250–2.500 trang/tháng. Đây là khoảng sử dụng khá phù hợp với nhiều nhóm làm việc nhỏ có lượng in vừa phải.
Máy có cassette 250 tờ, ADF 35 tờ và tốc độ 33 trang/phút. Những con số này không hướng tới một trung tâm in ấn hoặc bộ phận có sản lượng rất lớn, mà gần hơn với nhịp sử dụng hàng ngày của một văn phòng nhỏ.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp nên ước tính sản lượng thực tế thay vì chọn máy chỉ vì thấy tốc độ 33 trang/phút đủ nhanh.
Nhiều người dùng chung thì LAN và Wi-Fi bắt đầu có giá trị
Một máy dành cho một người có thể chỉ cần USB.
Nhưng trong văn phòng, chiếc máy thường nằm ở một vị trí chung và nhiều nhân viên cùng sử dụng.
MF284dw có Gigabit Ethernet và Wi-Fi 802.11b/g/n bên cạnh kết nối USB. Điều này cho phép doanh nghiệp triển khai máy như một thiết bị trong mạng nội bộ thay vì gắn cố định vào một máy tính duy nhất.
Nếu văn phòng có sẵn đường mạng tại vị trí đặt máy, LAN là một phương án thuận tiện. Nếu khó kéo dây hoặc muốn linh hoạt hơn về vị trí, Wi-Fi cung cấp thêm lựa chọn.
Giá trị ở đây không nằm ở việc “có Wi-Fi” để làm đẹp bảng thông số. Nó nằm ở việc nhiều người có thể tiếp cận cùng một thiết bị dễ dàng hơn.
Với một doanh nghiệp nhỏ, một chiếc máy dùng chung hiệu quả đôi khi hợp lý hơn việc mỗi bộ phận đặt một máy in riêng.
Cửa hàng và công ty dịch vụ có cần máy đa chức năng?
Tại cửa hàng, showroom hoặc công ty dịch vụ, nhu cầu in thường không quá lớn nhưng khá đa dạng.
Một ngày có thể cần in đơn hàng, phiếu giao nhận, báo giá; lúc khác cần copy giấy tờ của khách hoặc scan một bộ hồ sơ để gửi qua Email.
Trong tình huống này, việc có In – Copy – Scan trên cùng một thiết bị mang lại sự chủ động.
MF284dw còn có kích thước tương đối gọn so với những hệ thống photocopy văn phòng lớn, phù hợp hơn với nơi diện tích làm việc hạn chế.
Nếu cửa hàng chỉ cần in hóa đơn bán hàng liên tục, một loại máy chuyên biệt có thể hợp lý hơn. Nhưng nếu công việc gồm nhiều loại tài liệu A4 khác nhau, một máy laser đa chức năng như MF284dw có phạm vi sử dụng rộng hơn.
In hai mặt tự động phù hợp với những nơi thường xuyên làm hồ sơ
MF284dw hỗ trợ Auto Duplex Printing với tốc độ hai mặt A4 lên đến 20,9 ảnh/phút.
Đối với kế toán và văn phòng, tính năng này hữu ích khi in hợp đồng, báo cáo, quy trình hoặc những bộ tài liệu nhiều trang.
Người dùng không phải in một mặt rồi tự đảo tập giấy để in mặt còn lại. Máy thực hiện quá trình đảo giấy bên trong thiết bị.
Nếu công việc chủ yếu là những biểu mẫu một trang, Duplex có thể ít được sử dụng. Nhưng khi tài liệu dài xuất hiện thường xuyên, đây là một tính năng có giá trị trong suốt vòng đời của máy.
Cũng cần nhắc lại rằng Duplex Printing không đồng nghĩa với Duplex Scanning. MF284dw tự động in hai mặt nhưng không tự động scan hai mặt qua ADF.
Sản lượng 250–2.500 trang/tháng nên được hiểu thế nào?
Canon công bố Recommended Monthly Print Volume của MF284dw ở mức khoảng 250–2.500 trang/tháng.
Đây là một trong những thông số nên được quan tâm khi đánh giá máy có phù hợp với doanh nghiệp hay không.
Nếu một văn phòng in khoảng 1.000–2.000 trang mỗi tháng, sản lượng nằm trong phạm vi khuyến nghị của thiết bị.
Nếu chỉ in vài chục trang mỗi tháng, doanh nghiệp có thể cân nhắc liệu có cần một máy đa chức năng với cấu hình như MF284dw hay không.
Ở chiều ngược lại, nếu sản lượng thường xuyên lên đến nhiều nghìn trang và vượt đáng kể phạm vi khuyến nghị, nên xem xét một model được thiết kế cho tải công việc cao hơn.
MF284dw có Monthly Duty Cycle tối đa lên đến 50.000 trang, nhưng không nên hiểu đây là mức sản lượng máy được khuyến nghị duy trì hàng tháng.
Khi lựa chọn cho nhu cầu sử dụng lâu dài, khoảng 250–2.500 trang/tháng có ý nghĩa thực tế hơn con số công suất tối đa.
Cartridge 072 hay 072H cũng liên quan tới cách sử dụng máy
Canon MF284dw sử dụng Cartridge 072 với sản lượng khoảng 1.400 trang hoặc Cartridge 072H dung lượng cao khoảng 4.100 trang theo tiêu chuẩn ISO/IEC 19752.
Nếu một cửa hàng hoặc văn phòng có lượng in thấp, Cartridge 072 có thể đáp ứng trong một khoảng thời gian tương đối dài.
Nếu máy phục vụ nhiều người và sản lượng tăng, 072H giúp kéo dài khoảng cách giữa các lần thay cartridge.
Vì vậy, ngay cả khi cùng sử dụng MF284dw, hai doanh nghiệp có thể lựa chọn vật tư khác nhau tùy lượng in.
Đây cũng là lý do khi tính chi phí sử dụng máy, không nên chỉ nhìn vào giá mua thiết bị ban đầu.
Những trường hợp MF284dw khá phù hợp
MF284dw đáng xem xét khi doanh nghiệp cần một thiết bị In – Copy – Scan dùng chung cho nhóm nhỏ; chủ yếu xử lý tài liệu A4 đen trắng; cần tốc độ khoảng 33 trang/phút; thường xuyên in hai mặt; có nhu cầu scan hoặc copy tài liệu nhiều trang một mặt; cần LAN hoặc Wi-Fi và sản lượng nằm quanh phạm vi Canon khuyến nghị.
Phòng kế toán có lượng chứng từ vừa phải, văn phòng doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng, showroom, công ty dịch vụ hoặc một bộ phận cần máy riêng đều có thể nằm trong nhóm sử dụng này.
Điểm chung không phải ngành nghề mà là cách họ xử lý tài liệu.
Những trường hợp nên cân nhắc model khác
MF284dw không nên được lựa chọn chỉ vì có đủ In – Copy – Scan – Duplex – Wi-Fi.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên scan hàng chục bộ hợp đồng hai mặt mỗi ngày, Duplex ADF sẽ có giá trị hơn ADF một mặt trên MF284dw.
Nếu sản lượng in thường xuyên vượt xa khoảng 2.500 trang/tháng, nên xem xét dòng máy có mức sản lượng khuyến nghị cao hơn.
Nếu nhiều người liên tục in những bộ tài liệu lớn, khay giấy 250 tờ cũng có thể trở thành giới hạn trong vận hành.
Và nếu doanh nghiệp cần in màu, MF284dw đương nhiên không đáp ứng vì đây là máy laser đen trắng.
Nhận ra những giới hạn này trước khi mua quan trọng không kém việc biết ưu điểm của sản phẩm.
Một chiếc máy phù hợp không nhất thiết phải là chiếc máy mạnh hơn
Khi đứng trước hai model, người mua thường có xu hướng chọn chiếc máy nhanh hơn, khay giấy lớn hơn hoặc có nhiều chức năng hơn nếu mức chênh lệch giá không quá lớn.
Nhưng với thiết bị văn phòng, những tính năng không được sử dụng cũng không tạo thêm giá trị cho công việc.
Một văn phòng chỉ scan tài liệu một mặt không nhất thiết phải đầu tư Duplex ADF. Một nhóm chỉ in khoảng 1.000 trang/tháng cũng chưa chắc cần chiếc máy được thiết kế cho hàng chục nghìn trang.
Ngược lại, nếu công việc thực sự cần những khả năng đó, chọn máy thấp hơn nhu cầu sẽ tạo ra bất tiện trong nhiều năm.
Vì vậy, câu hỏi “Canon MF284dw có tốt không?” chưa đủ để quyết định.
Câu hỏi hữu ích hơn là: “Canon MF284dw có vừa với công việc của mình không?”
Tư vấn lựa chọn Canon MF284dw tại Toàn Vĩ
Công ty Toàn Vĩ tư vấn máy in dựa trên sản lượng và quy trình sử dụng thực tế thay vì chỉ dựa vào thông số của từng model.
Với Canon imageCLASS MF284dw, khách hàng nên xác định trước số người sử dụng, lượng in hàng tháng, tỷ lệ tài liệu in hai mặt, số lượng hồ sơ cần scan và đặc biệt là tài liệu scan chủ yếu một mặt hay hai mặt.
Nếu nhu cầu nằm trong phạm vi của MF284dw, đây là một cấu hình gọn cho văn phòng nhỏ với In – Copy – Scan, tốc độ 33 trang/phút, Auto Duplex, ADF 35 tờ, LAN và Wi-Fi.
Nếu công việc vượt khỏi phạm vi đó, Toàn Vĩ có thể tư vấn model khác phù hợp hơn thay vì đầu tư một thiết bị không đúng nhu cầu.
Sau khi xác định máy phù hợp, câu hỏi tiếp theo thường xuất hiện trong quá trình chọn mua là Canon MF284dw dùng mực gì, Cartridge 072 và 072H khác nhau thế nào và nên chọn loại nào theo sản lượng in thực tế?
Đó cũng là nội dung cuối trong chuỗi tìm hiểu Canon MF284dw.
