Canon MF289dw có in 2 mặt tự động không?
Canon imageCLASS MF289dw hỗ trợ Auto Duplex – in hai mặt tự động.
Khi cần in tài liệu trên cả hai mặt giấy, máy có thể tự động xử lý quá trình đảo mặt mà người dùng không phải lấy giấy ra, lật lại rồi đưa vào máy lần thứ hai.
Tính năng này phù hợp với những loại tài liệu như:
- Hợp đồng
- Báo cáo
- Hồ sơ dự án
- Tài liệu nội bộ
- Tài liệu đào tạo
- Hồ sơ khách hàng
- Chứng từ cần lưu trữ
- Các bộ tài liệu có số lượng trang lớn
Nếu doanh nghiệp thường xuyên in tài liệu hai mặt, Auto Duplex không chỉ giúp tiết kiệm thao tác mà còn giúp quá trình in nhất quán hơn.
In hai mặt tự động mang lại lợi ích gì?
Lợi ích dễ thấy nhất của in hai mặt là giảm lượng giấy sử dụng.
Ví dụ, một tài liệu 40 trang nếu in một mặt sẽ cần khoảng 40 tờ giấy. Nếu nội dung phù hợp để in hai mặt, số lượng giấy cần sử dụng có thể giảm đáng kể.
Nhưng trong môi trường văn phòng, tiết kiệm giấy chưa phải giá trị duy nhất.
Một bộ hợp đồng hoặc báo cáo được in hai mặt cũng gọn hơn khi đóng tập, dễ lưu trữ hơn và chiếm ít không gian trong tủ hồ sơ.
Quan trọng hơn, người dùng không phải tự đảo giấy. Với những tài liệu dài, việc đảo giấy thủ công có thể dẫn đến tình trạng sai chiều, đảo nhầm mặt hoặc phải in lại.
Do đó, Auto Duplex là một tính năng nhỏ về mặt thao tác nhưng có giá trị lâu dài đối với văn phòng thường xuyên xử lý tài liệu.
Canon MF289dw có Scan 2 mặt không?
Bên cạnh in hai mặt tự động, Canon MF289dw còn có khả năng xử lý bản gốc hai mặt thông qua bộ nạp tài liệu tự động ADF.
Máy được trang bị ADF có sức chứa lên đến 50 tờ, phù hợp khi cần Scan hoặc Copy những tập hồ sơ nhiều trang.
Đây là điểm đáng chú ý bởi nhu cầu Scan tài liệu trong doanh nghiệp hiện nay ngày càng tăng. Nhiều hồ sơ trước đây chỉ được lưu bằng giấy đang dần được số hóa để lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thuận tiện hơn.
Nếu tài liệu cần Scan có nội dung trên cả hai mặt, khả năng xử lý bản gốc hai mặt sẽ giúp giảm đáng kể số thao tác thủ công.
ADF là gì?
ADF là viết tắt của Automatic Document Feeder – Bộ nạp tài liệu tự động.
Trên những máy Scan hoặc máy in đa chức năng không có ADF, người dùng thường phải mở nắp máy, đặt một trang lên mặt kính, Scan, lấy trang đó ra rồi tiếp tục với trang tiếp theo.
Nếu chỉ Scan một hoặc hai trang, cách làm này không phải vấn đề lớn.
Nhưng nếu cần Scan một bộ hợp đồng 30 trang, hồ sơ nhân sự 40 trang hoặc nhiều tập chứng từ trong ngày, việc đặt từng trang lên mặt kính sẽ tốn khá nhiều thời gian.
ADF giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép người dùng đặt một tập tài liệu vào khay. Máy sẽ tự động kéo từng tờ để xử lý.
ADF 50 tờ trên Canon MF289dw có ý nghĩa gì?
Canon imageCLASS MF289dw có ADF sức chứa lên đến 50 tờ.
Điều đó có nghĩa người dùng có thể đặt một tập tài liệu tương đối lớn vào bộ nạp thay vì liên tục đứng cạnh máy để thay từng trang.
Ví dụ, phòng hành chính cần số hóa một bộ hồ sơ nhân viên gồm 35 tờ. Thay vì Scan lần lượt từng tờ trên mặt kính, người dùng có thể đưa tập tài liệu phù hợp vào ADF và để máy tự động xử lý.
Với công việc chỉ diễn ra vài lần mỗi năm, khác biệt này có thể không quá lớn. Nhưng nếu doanh nghiệp xử lý hàng chục bộ hồ sơ mỗi ngày, thời gian tiết kiệm được sẽ trở nên đáng kể.
ADF một mặt và ADF hai mặt khác nhau thế nào?
Đây là điểm người mua máy in đa chức năng nên chú ý.
ADF một mặt có thể tự động kéo nhiều tờ tài liệu, nhưng chỉ đọc một mặt của bản gốc trong một lượt xử lý.
ADF hai mặt được thiết kế để xử lý tài liệu có nội dung ở cả hai mặt giấy thuận tiện hơn.
Sự khác biệt này đặc biệt quan trọng với các loại hồ sơ như hợp đồng, chứng từ, tài liệu pháp lý hoặc hồ sơ lưu trữ thường được in hai mặt.
Do đó, khi so sánh hai máy in đa chức năng đều có ADF, không nên chỉ hỏi:
“Máy có ADF không?”
Mà nên kiểm tra thêm:
“ADF có xử lý bản gốc hai mặt không?”
Đây mới là thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến cách máy được sử dụng trong thực tế.
In 2 mặt và Scan 2 mặt là hai chức năng khác nhau
Người dùng đôi khi nhầm lẫn giữa hai khái niệm này.
In hai mặt tự động liên quan đến tài liệu được máy tạo ra. Máy nhận dữ liệu từ máy tính và in nội dung lên cả hai mặt của tờ giấy.
Scan hai mặt liên quan đến tài liệu bản gốc đưa vào máy. Thiết bị cần đọc nội dung ở cả hai mặt để chuyển thành dữ liệu số.
Một máy có khả năng in hai mặt không đồng nghĩa chắc chắn có khả năng Scan bản gốc hai mặt tự động.
Vì vậy, với khách hàng đang chọn máy cho phòng kế toán, hành chính hoặc bộ phận thường xuyên số hóa hồ sơ, cần kiểm tra cả Duplex Printing và khả năng xử lý bản gốc hai mặt của ADF.
Canon MF289dw được trang bị cả hai nhóm tính năng này.
Khi nào ADF hai mặt thực sự cần thiết?
Không phải người dùng nào cũng cần ADF hai mặt.
Nếu máy chủ yếu dùng để in, thỉnh thoảng mới Scan một vài giấy tờ như căn cước, hóa đơn hoặc tài liệu một trang, mặt kính Scan thông thường có thể đã đáp ứng được nhu cầu.
ADF hai mặt trở nên có giá trị khi doanh nghiệp thường xuyên làm việc với tài liệu nhiều trang và có nội dung ở cả hai mặt.
Một số môi trường sử dụng điển hình gồm phòng kế toán, hành chính – nhân sự, văn phòng luật, công ty dịch vụ, trường học và những doanh nghiệp có nhu cầu số hóa hồ sơ.
Vì vậy, không nên đánh giá ADF hai mặt chỉ như một tính năng bổ sung. Với đúng môi trường sử dụng, đây có thể là một trong những yếu tố quyết định năng suất xử lý tài liệu.
Phòng kế toán được lợi gì từ ADF hai mặt?
Kế toán là một trong những bộ phận thường xuyên làm việc với lượng lớn tài liệu giấy.
Hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu chi, chứng từ thanh toán, hồ sơ ngân hàng và nhiều loại tài liệu khác có thể cần Scan để lưu trữ hoặc gửi cho các bộ phận liên quan.
Nếu tài liệu chỉ có một trang, ADF không tạo ra quá nhiều khác biệt.
Nhưng khi cần Scan liên tục những tập chứng từ nhiều trang, khả năng nạp tự động và xử lý bản gốc hai mặt giúp giảm đáng kể thao tác của nhân viên.
Thay vì dành thời gian đứng cạnh máy để lật từng trang, người dùng có thể dành thời gian đó cho công việc chuyên môn khác.
Phòng hành chính – nhân sự có cần Scan hai mặt?
Phòng hành chính – nhân sự cũng thường xuyên xử lý các bộ hồ sơ có nhiều trang như hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, biểu mẫu, quyết định, tài liệu đào tạo và hồ sơ hành chính.
Khi doanh nghiệp thực hiện số hóa hồ sơ, số lượng tài liệu cần Scan có thể lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn trang.
Trong trường hợp này, ADF hai mặt không đơn thuần là tiện ích. Nó góp phần rút ngắn thời gian chuyển đổi hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử.
Canon MF289dw vì vậy phù hợp hơn với những bộ phận vừa cần in thường xuyên, vừa có nhu cầu số hóa tài liệu.
Scan xong có thể gửi tài liệu đi đâu?
Canon MF289dw hỗ trợ Scan qua USB và mạng, đồng thời có các phương thức gửi tài liệu như Email và SMB.
Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình xử lý tài liệu thuận tiện hơn.
Một bộ hồ sơ sau khi được đưa vào ADF có thể được số hóa để lưu trên máy tính, gửi qua mạng hoặc chuyển đến vị trí lưu trữ phù hợp tùy cấu hình hệ thống.
Khi kết hợp ADF hai mặt với khả năng Scan qua mạng, MF289dw không chỉ đóng vai trò máy in mà còn có thể trở thành một thiết bị hỗ trợ quá trình số hóa tài liệu trong văn phòng.
Có nên chọn máy chỉ vì có ADF hai mặt?
ADF hai mặt là một tính năng đáng quan tâm, nhưng không nên là tiêu chí duy nhất.
Khi lựa chọn máy in đa chức năng, doanh nghiệp nên xem xét đồng thời:
- Sản lượng in hàng tháng
- Số lượng người sử dụng
- Tốc độ in
- Nhu cầu in hai mặt
- Số lượng tài liệu cần Scan
- Tỷ lệ tài liệu Scan hai mặt
- Nhu cầu Copy
- Nhu cầu Fax
- Khả năng kết nối mạng
- Hộp mực và chi phí vật tư
Canon MF289dw có tốc độ in lên đến 33 trang/phút A4, in hai mặt tự động, ADF hai mặt 50 tờ, Scan – Copy – Fax và kết nối mạng.
Nhóm tính năng này phù hợp hơn với môi trường cần một thiết bị xử lý tài liệu tổng hợp thay vì chỉ cần máy in đơn chức năng.
Canon MF289dw dùng mực gì?
Bên cạnh tính năng Scan và in hai mặt, chi phí vật tư cũng là yếu tố cần tính đến khi lựa chọn máy.
Canon imageCLASS MF289dw sử dụng dòng hộp mực Canon Cartridge 072, với hai lựa chọn:
Canon Cartridge 072: hiệu suất khoảng 1.400 trang.
Canon Cartridge 072H: phiên bản dung lượng cao, hiệu suất khoảng 4.100 trang.
Văn phòng có sản lượng in vừa phải có thể cân nhắc Canon 072, trong khi môi trường sử dụng máy thường xuyên có thể lựa chọn Canon 072H để giảm tần suất thay hộp mực.
Do đó, khi đánh giá MF289dw, doanh nghiệp nên xem xét cả khả năng xử lý tài liệu và chi phí vật tư trong quá trình sử dụng lâu dài.
Canon MF289dw phù hợp với văn phòng nào?
Nếu nhu cầu chủ yếu chỉ là in vài trăm trang tài liệu đơn giản mỗi tháng và rất ít Scan, doanh nghiệp có thể chưa cần đến toàn bộ khả năng của MF289dw.
Ngược lại, Canon MF289dw đáng cân nhắc khi văn phòng có những nhu cầu đồng thời như:
In tài liệu đen trắng thường xuyên + in hai mặt + Scan hồ sơ nhiều trang + xử lý bản gốc hai mặt + nhiều người dùng chung qua mạng.
Trong trường hợp đó, giá trị của máy không chỉ nằm ở tốc độ 33 trang/phút mà còn ở khả năng giảm các thao tác thủ công khi xử lý tài liệu.
Tư vấn Canon imageCLASS MF289dw tại Công ty Toàn Vĩ
Khách hàng đang tìm máy in văn phòng có in hai mặt và Scan hai mặt, hoặc đang tìm hiểu Canon imageCLASS MF289dw, có thể liên hệ Công ty Toàn Vĩ để được tư vấn cấu hình máy, giá bán, mực Canon 072/072H và khả năng đáp ứng theo nhu cầu thực tế.
Khi lựa chọn máy, khách hàng có thể cung cấp số người sử dụng, sản lượng in trung bình hàng tháng, số lượng tài liệu cần Scan và loại hồ sơ thường xuyên xử lý. Những thông tin này sẽ giúp Toàn Vĩ xác định MF289dw có thực sự phù hợp hay nên lựa chọn một cấu hình khác, tránh đầu tư dư tính năng hoặc chọn máy không đáp ứng đủ nhu cầu.
