Đừng chọn máy in chỉ dựa vào số lượng nhân viên
Một trong những cách chọn máy in phổ biến là dựa vào quy mô doanh nghiệp: văn phòng 5 người dùng máy nhỏ, 20 người dùng máy lớn.
Cách đánh giá này chưa thực sự đầy đủ.
Một phòng kế toán chỉ có 5 nhân viên nhưng mỗi tháng có thể in hàng nghìn trang hợp đồng, hóa đơn và chứng từ. Trong khi một công ty 20 người làm việc chủ yếu trên hệ thống điện tử có thể chỉ in vài trăm trang mỗi tháng.
Vì vậy, khi lựa chọn Canon MF289dw hay bất kỳ máy in văn phòng nào, doanh nghiệp nên quan tâm trước tiên đến sản lượng in, loại tài liệu và cách nhân viên sử dụng máy.
Canon MF289dw phù hợp với nhu cầu nào?
Canon imageCLASS MF289dw phù hợp hơn với những môi trường cần kết hợp nhiều công việc xử lý tài liệu trên cùng một thiết bị.
Máy có 4 chức năng chính:
- In
- Scan
- Copy
- Fax
Bên cạnh đó là những tính năng hỗ trợ công việc văn phòng như in hai mặt tự động, ADF hai mặt 50 tờ và kết nối mạng.
Nếu doanh nghiệp vừa cần in tài liệu thường xuyên, vừa phải Scan hoặc Copy hồ sơ nhiều trang, MF289dw sẽ phát huy nhiều giá trị hơn so với môi trường chỉ có nhu cầu in đơn thuần.
Canon MF289dw có phù hợp với văn phòng nhỏ?
Với văn phòng nhỏ, câu hỏi đầu tiên không nên là máy có đủ mạnh hay không mà là có sử dụng hết các tính năng của máy hay không.
Nếu văn phòng có khoảng vài nhân viên nhưng thường xuyên phải in báo giá, hợp đồng, Scan hồ sơ khách hàng và Copy tài liệu, Canon MF289dw có thể là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Việc tích hợp nhiều chức năng trên cùng thiết bị giúp doanh nghiệp không cần bố trí riêng máy in, máy Scan và máy Copy cho những nhu cầu thông thường.
Kết nối LAN và WiFi cũng cho phép nhiều máy tính sử dụng chung thiết bị, phù hợp với mô hình văn phòng nhỏ muốn tập trung việc in ấn vào một máy.
Ngược lại, nếu văn phòng chỉ in vài trăm trang mỗi tháng và gần như không sử dụng Scan, Copy hoặc Fax, một máy laser đơn chức năng có thể hợp lý hơn về chi phí đầu tư.
Canon MF289dw có phù hợp với phòng kế toán?
Phòng kế toán là một trong những môi trường mà các tính năng của Canon MF289dw có thể phát huy khá rõ.
Công việc kế toán thường xuyên liên quan đến:
- Hóa đơn
- Hợp đồng
- Chứng từ thanh toán
- Phiếu thu, phiếu chi
- Báo cáo
- Hồ sơ ngân hàng
- Hồ sơ thuế
- Tài liệu cần lưu trữ
Ngoài việc in, nhiều tài liệu còn cần được Scan để gửi hoặc lưu trữ dưới dạng điện tử.
Trong trường hợp này, ADF hai mặt 50 tờ trở thành một tính năng đáng chú ý.
Thay vì đặt từng trang lên mặt kính Scan, nhân viên có thể đưa một tập tài liệu phù hợp vào ADF để máy tự động xử lý. Với những bộ chứng từ có nội dung ở cả hai mặt giấy, khả năng xử lý bản gốc hai mặt giúp giảm thêm các thao tác thủ công.
Nếu phòng kế toán thường xuyên xử lý nhiều bộ hồ sơ mỗi ngày, giá trị của ADF không nằm ở thông số “50 tờ”, mà ở thời gian nhân viên có thể tiết kiệm trong suốt quá trình sử dụng máy.
Phòng hành chính – nhân sự có nên dùng Canon MF289dw?
Phòng hành chính – nhân sự thường phải xử lý nhiều loại hồ sơ giấy như hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, quyết định, biểu mẫu, tài liệu đào tạo và văn bản nội bộ.
Nhu cầu ở đây không chỉ là in mà còn bao gồm Scan, Copy và lưu trữ tài liệu.
Canon MF289dw có thể phù hợp với môi trường này nhờ khả năng kết hợp nhiều chức năng trên một thiết bị.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp đang số hóa hồ sơ nhân sự, ADF hai mặt giúp việc chuyển các tập hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử thuận tiện hơn.
Khả năng Scan qua mạng và gửi tài liệu cũng hỗ trợ quy trình lưu trữ, chia sẻ hồ sơ giữa các bộ phận.
Bộ phận kinh doanh có cần một máy như MF289dw?
Bộ phận kinh doanh thường xuyên làm việc với báo giá, hợp đồng, hồ sơ khách hàng, tài liệu giới thiệu và các biểu mẫu nội bộ.
Nếu nhóm kinh doanh chỉ thỉnh thoảng in vài trang báo giá, một máy đa chức năng như MF289dw có thể vượt quá nhu cầu.
Nhưng nếu bộ phận có nhiều nhân viên, thường xuyên in hợp đồng, Scan tài liệu khách hàng và sử dụng máy chung qua mạng, MF289dw trở nên phù hợp hơn.
Tốc độ in lên đến 33 trang/phút giúp đáp ứng các lệnh in thường xuyên, trong khi kết nối mạng cho phép nhiều người cùng khai thác một thiết bị.
Văn phòng luật, tư vấn và dịch vụ thì sao?
Các văn phòng luật, tư vấn, kế toán dịch vụ và một số doanh nghiệp chuyên môn thường xử lý lượng lớn hồ sơ nhiều trang.
Hợp đồng, tài liệu pháp lý, hồ sơ khách hàng và các bộ chứng từ thường cần vừa in vừa Scan để lưu trữ.
Trong môi trường này, ba tính năng đáng chú ý của Canon MF289dw là:
In hai mặt tự động – ADF hai mặt – kết nối mạng.
In hai mặt giúp các bộ hồ sơ gọn hơn.
ADF hai mặt hỗ trợ số hóa tài liệu nhiều trang.
Kết nối mạng giúp nhiều nhân viên sử dụng chung máy.
Đây là ví dụ cho thấy việc chọn máy nên dựa trên quy trình xử lý tài liệu hơn là chỉ nhìn vào số lượng người trong văn phòng.
Văn phòng nhiều người dùng chung cần quan tâm điều gì?
Khi một máy in được sử dụng chung, yêu cầu đối với thiết bị khác khá nhiều so với máy in cá nhân.
Doanh nghiệp cần xem xét tốc độ in, khả năng kết nối, khay giấy, vật tư và tần suất thay mực.
Canon MF289dw hỗ trợ kết nối USB, LAN và WiFi, thuận tiện để triển khai thành thiết bị dùng chung.
Thay vì kết nối trực tiếp máy in với một máy tính duy nhất, doanh nghiệp có thể đưa thiết bị vào hệ thống mạng để nhiều nhân viên cùng sử dụng.
Tuy nhiên, số người sử dụng không phải yếu tố duy nhất. Nếu nhiều nhân viên cùng in với sản lượng lớn, doanh nghiệp cần đánh giá thêm tổng số trang mỗi tháng để xác định MF289dw có đáp ứng phù hợp trong dài hạn hay không.
Sản lượng in hàng tháng quan trọng hơn số người sử dụng
Trước khi mua Canon MF289dw, doanh nghiệp nên thử ước tính số trang đang in mỗi tháng.
Có thể chia nhu cầu thành các tình huống để dễ hình dung.
Văn phòng in khoảng 300 – 500 trang/tháng
Nếu chủ yếu chỉ in và rất ít Scan hoặc Copy, doanh nghiệp có thể chưa khai thác hết các tính năng của MF289dw.
Nhưng nếu sản lượng in không cao nhưng thường xuyên Scan hồ sơ hai mặt, MF289dw vẫn có thể đáng cân nhắc nhờ ADF.
Văn phòng in khoảng 500 – 1.000 trang/tháng
Đây là mức nhu cầu mà một máy đa chức năng dùng chung bắt đầu thể hiện rõ tính tiện dụng, đặc biệt nếu nhiều người cùng sử dụng và có thêm nhu cầu Scan – Copy.
Doanh nghiệp cũng nên bắt đầu tính đến loại hộp mực phù hợp.
Văn phòng in từ 1.000 – 2.000 trang/tháng
Ở mức này, tần suất thay vật tư trở nên đáng quan tâm hơn.
Canon MF289dw có thể sử dụng Canon Cartridge 072H dung lượng cao, hiệu suất công bố khoảng 4.100 trang, giúp giảm số lần thay hộp mực so với Canon 072 tiêu chuẩn.
Nếu sản lượng tiếp tục tăng cao hơn đáng kể, doanh nghiệp nên đánh giá thêm chu kỳ làm việc và các dòng máy có khả năng đáp ứng sản lượng lớn hơn.
Các mức trên chỉ mang tính tham khảo. Khối lượng công việc thực tế còn phụ thuộc vào loại tài liệu, số lượng lệnh in và tần suất Scan – Copy.
Canon MF289dw dùng mực gì?
Canon imageCLASS MF289dw sử dụng dòng hộp mực Canon Cartridge 072 với hai phiên bản:
Canon Cartridge 072: hiệu suất khoảng 1.400 trang.
Canon Cartridge 072H: phiên bản High Yield, hiệu suất khoảng 4.100 trang.
Việc có hai lựa chọn vật tư giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn theo sản lượng thực tế.
Văn phòng in không nhiều có thể cân nhắc Canon 072 tiêu chuẩn. Nếu MF289dw được sử dụng làm máy in chung và sản lượng cao hơn, Canon 072H giúp kéo dài chu kỳ giữa các lần thay mực.
Vì vậy, khi mua máy, doanh nghiệp nên tính luôn chi phí vật tư thay vì chỉ so sánh giá thiết bị ban đầu.
Khi nào Canon MF289dw chưa phải lựa chọn phù hợp?
Đây là câu hỏi cần đặt ra trước khi quyết định mua.
Canon MF289dw có nhiều tính năng, nhưng nhiều tính năng không đồng nghĩa phù hợp với tất cả người dùng.
Máy có thể chưa phải lựa chọn tối ưu nếu:
- Chỉ cần chức năng in
- Sản lượng in rất thấp
- Hầu như không Scan hoặc Copy
- Không cần ADF
- Không cần xử lý tài liệu hai mặt
- Chỉ có một máy tính sử dụng
- Không có nhu cầu dùng chung qua mạng
Trong những trường hợp này, một máy laser đơn chức năng hoặc cấu hình đơn giản hơn có thể đáp ứng đủ nhu cầu với mức đầu tư hợp lý hơn.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp thường xuyên In – Scan – Copy, xử lý hồ sơ nhiều trang và nhiều người sử dụng chung, MF289dw sẽ phát huy tốt hơn những tính năng mà Canon trang bị.
5 câu hỏi nên trả lời trước khi mua Canon MF289dw
Trước khi quyết định, doanh nghiệp có thể tự trả lời 5 câu hỏi:
1. Mỗi tháng văn phòng in khoảng bao nhiêu trang?
Đây là cơ sở để đánh giá công suất sử dụng và chi phí mực.
2. Có thường xuyên Scan tài liệu không?
Nếu Scan chỉ vài trang mỗi tháng, ADF có thể không quá quan trọng. Nếu Scan hồ sơ hàng ngày, ADF trở thành yếu tố đáng cân nhắc.
3. Tài liệu có thường được in hoặc Scan hai mặt không?
Nếu có, khả năng Duplex và ADF hai mặt của MF289dw sẽ mang lại nhiều giá trị hơn.
4. Có bao nhiêu người sử dụng chung máy?
Nếu nhiều người cùng sử dụng, LAN và WiFi sẽ thuận tiện hơn so với kết nối USB đơn lẻ.
5. Có thực sự cần In – Scan – Copy – Fax trên cùng một thiết bị không?
Nếu câu trả lời là có, một máy đa chức năng như MF289dw sẽ hợp lý hơn so với việc bố trí nhiều thiết bị riêng.
Vậy Canon MF289dw phù hợp nhất với ai?
Canon imageCLASS MF289dw đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, phòng kế toán, hành chính – nhân sự, bộ phận kinh doanh, văn phòng luật, tư vấn, trường học và các đơn vị thường xuyên xử lý hồ sơ.
Điểm mạnh của máy không nằm ở một tính năng riêng lẻ mà ở sự kết hợp giữa tốc độ in 33 trang/phút, in hai mặt tự động, ADF hai mặt 50 tờ, Scan – Copy – Fax và kết nối mạng.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần in, MF289dw có thể là một cấu hình nhiều hơn nhu cầu.
Nhưng nếu công việc hàng ngày bao gồm cả in, sao chép và số hóa tài liệu nhiều trang, những tính năng này có thể giúp giảm đáng kể thao tác thủ công.
Đó mới là cách nên đánh giá một máy in văn phòng: không phải máy có bao nhiêu chức năng, mà doanh nghiệp sử dụng được bao nhiêu chức năng đó trong công việc hàng ngày.
Tư vấn chọn Canon imageCLASS MF289dw tại Công ty Toàn Vĩ
Khách hàng đang cân nhắc Canon imageCLASS MF289dw có thể liên hệ Công ty Toàn Vĩ để được tư vấn dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế.
Để lựa chọn chính xác hơn, khách hàng có thể cung cấp số lượng người sử dụng, số trang in trung bình mỗi tháng, nhu cầu Scan – Copy – Fax, tần suất xử lý tài liệu hai mặt và loại hồ sơ thường xuyên sử dụng.
Từ những thông tin này, Toàn Vĩ có thể tư vấn Canon MF289dw có phù hợp hay nên lựa chọn một cấu hình khác, đồng thời xác định loại mực Canon 072 hoặc Canon 072H phù hợp với sản lượng in của doanh nghiệp.
