Có nên mua Canon MF289dw? Tính chi phí mực và sử dụng lâu dài cho doanh nghiệp

Đừng chỉ nhìn vào giá máy Canon MF289dw

Giả sử hai máy in có mức giá chênh lệch nhau không nhiều. Nếu chỉ nhìn vào giá mua ban đầu, việc lựa chọn có vẻ khá đơn giản.

Nhưng sau khi đưa máy vào sử dụng, doanh nghiệp còn phát sinh nhiều chi phí khác:

• Hộp mực
• Giấy in
• Vật tư tiêu hao
• Bảo trì và sửa chữa
• Điện năng
• Thời gian nhân viên xử lý tài liệu
• Thời gian gián đoạn khi hết mực hoặc máy gặp sự cố

Trong đó, hộp mực là vật tư được thay thế thường xuyên nhất.

Vì vậy, khi đánh giá Canon MF289dw, doanh nghiệp nên nhìn vào tổng chi phí sử dụng thay vì chỉ hỏi: “Máy này giá bao nhiêu?”

Canon MF289dw dùng mực gì?

Canon imageCLASS MF289dw sử dụng dòng hộp mực Canon Cartridge 072, gồm hai phiên bản để người dùng lựa chọn theo sản lượng in:

Canon Cartridge 072: phiên bản tiêu chuẩn, hiệu suất công bố khoảng 1.400 trang.

Canon Cartridge 072H: phiên bản High Yield – dung lượng cao, hiệu suất công bố khoảng 4.100 trang.

Điểm đáng chú ý là cùng một chiếc máy nhưng doanh nghiệp có thể lựa chọn hộp mực theo nhu cầu sử dụng.

Văn phòng in không nhiều có thể sử dụng Canon 072. Với môi trường có sản lượng cao hơn, Canon 072H giúp kéo dài thời gian giữa các lần thay cartridge.

Canon 072 và Canon 072H khác nhau bao nhiêu về hiệu suất?

Nếu chỉ so sánh hiệu suất công bố:

Canon 072H có hiệu suất công bố gần 3 lần Canon 072 tiêu chuẩn.

Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa mọi doanh nghiệp đều nên chọn 072H. Quyết định còn phụ thuộc vào số trang thực tế được in mỗi tháng và giá vật tư tại thời điểm mua.

Chi phí mỗi trang in được tính như thế nào?

Một cách đơn giản để so sánh hai loại hộp mực là tính chi phí mực trên mỗi trang.

Công thức tham khảo:

Chi phí mực/trang = Giá hộp mực ÷ Hiệu suất công bố

Ví dụ, nếu giá bán thực tế của Canon 072 là A và Canon 072H là B:

Canon 072: A ÷ 1.400 trang

Canon 072H: B ÷ 4.100 trang

Từ đó, doanh nghiệp có thể so sánh chi phí vật tư tương đối giữa hai lựa chọn.

Cách tính này hữu ích hơn việc chỉ nhìn vào giá hộp mực, bởi hộp mực có giá thấp hơn chưa chắc có chi phí trên mỗi trang thấp hơn.

Tuy nhiên, đây vẫn là con số tham khảo. Hiệu suất thực tế phụ thuộc vào nội dung tài liệu và điều kiện sử dụng.

Hiệu suất 1.400 và 4.100 trang có phải lúc nào cũng đạt được?

Không.

Hiệu suất hộp mực được công bố theo tiêu chuẩn và điều kiện kiểm tra xác định. Trong sử dụng thực tế, số trang có thể thay đổi tùy:

• Mật độ chữ trên trang
• Hình ảnh và bảng biểu
• Vùng nền đen
• Loại tài liệu
• Chế độ in
• Tần suất sử dụng
• Điều kiện vận hành

Một trang hợp đồng chỉ có chữ tiêu thụ lượng mực khác với một tài liệu chứa nhiều biểu đồ, hình ảnh hoặc vùng phủ đen.

Vì vậy, các mức 1.400 và 4.100 trang nên được sử dụng để tham khảo và so sánh giữa hai cartridge, không nên xem là số trang tuyệt đối mà mọi người dùng đều đạt được.

Nếu văn phòng in 500 trang/tháng thì sao?

Giả sử doanh nghiệp in trung bình khoảng 500 trang mỗi tháng.

Theo hiệu suất công bố, một hộp Canon 072 khoảng 1.400 trang tương đương gần 3 tháng sản lượng ở mức này.

Trong khi đó, Canon 072H khoảng 4.100 trang tương đương hơn 8 tháng sản lượng nếu chỉ tính theo phép chia lý thuyết.

Ở mức 500 trang/tháng, cả Canon 072 và 072H đều có thể là lựa chọn phù hợp.

Doanh nghiệp nên so sánh thêm giá mua thực tế của hai cartridge để xác định phương án kinh tế hơn.

Nếu muốn chi phí đầu tư vật tư mỗi lần thấp hơn, có thể cân nhắc Canon 072.

Nếu muốn giảm tần suất thay mực và không phải dự trữ vật tư thường xuyên, Canon 072H đáng cân nhắc hơn.

Nếu văn phòng in 1.000 trang/tháng?

Khi sản lượng tăng lên khoảng 1.000 trang mỗi tháng, sự khác biệt giữa hai hộp mực bắt đầu rõ hơn.

Về lý thuyết, Canon 072 với hiệu suất khoảng 1.400 trang sẽ cần được thay tương đối thường xuyên.

Canon 072H với hiệu suất khoảng 4.100 trang có thể đáp ứng khoảng 4 tháng sản lượng nếu tính đơn giản theo hiệu suất công bố.

Ở mức này, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến chi phí mỗi trang mà còn phải tính đến tần suất thay vật tư.

Một máy in dùng chung cho nhiều nhân viên nếu thường xuyên hết mực giữa giờ làm việc có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý tài liệu.

Do đó, Canon 072H bắt đầu có lợi thế rõ hơn trong môi trường sử dụng thường xuyên.

Nếu văn phòng in 2.000 trang/tháng?

Ở mức khoảng 2.000 trang mỗi tháng, Canon MF289dw đã được sử dụng với tần suất tương đối cao.

Nếu dùng Canon 072 tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể phải thay hơn một hộp trong một tháng tùy sản lượng và nội dung thực tế.

Trong khi đó, Canon 072H có hiệu suất công bố khoảng 4.100 trang, giúp kéo dài chu kỳ thay mực.

Với môi trường như phòng kế toán, hành chính hoặc một nhóm nhân viên cùng sử dụng máy, giảm số lần thay cartridge cũng giúp việc quản lý vật tư đơn giản hơn.

Tuy nhiên, nếu sản lượng in tiếp tục tăng cao hơn đáng kể và duy trì trong thời gian dài, doanh nghiệp nên đánh giá thêm công suất khuyến nghị của thiết bị và cân nhắc các dòng máy dành cho sản lượng lớn hơn.

Chi phí máy in không chỉ nằm ở mực

Nếu chỉ tính giá máy và giá cartridge, doanh nghiệp vẫn chưa nhìn thấy toàn bộ chi phí vận hành.

Một yếu tố khác thường bị bỏ qua là thời gian của người sử dụng.

Ví dụ, nhân viên kế toán cần Scan một bộ chứng từ 40 tờ có nội dung hai mặt.

Nếu máy không có ADF phù hợp, người dùng có thể phải đặt từng trang, Scan, đảo mặt và tiếp tục thao tác.

Canon MF289dw được trang bị ADF hai mặt 50 tờ, giúp tự động hóa đáng kể quá trình xử lý các bộ hồ sơ dạng này.

Rất khó quy đổi trực tiếp vài phút tiết kiệm mỗi lần Scan thành tiền. Nhưng nếu công việc được lặp lại hàng ngày trong nhiều năm, thời gian nhân viên tiết kiệm được là một phần của hiệu quả đầu tư thiết bị.

In hai mặt tự động cũng là một phần của bài toán chi phí

Canon MF289dw hỗ trợ in hai mặt tự động.

Với những tài liệu phù hợp để in hai mặt, doanh nghiệp có thể giảm lượng giấy sử dụng so với in một mặt.

Ví dụ, một tài liệu 40 trang nếu in một mặt cần khoảng 40 tờ giấy. Khi in hai mặt, số tờ cần dùng có thể giảm đáng kể.

Nếu doanh nghiệp chỉ in vài trăm trang mỗi năm, khoản tiết kiệm này không lớn.

Nhưng với một văn phòng in hàng chục nghìn trang trong nhiều năm, lượng giấy tiết kiệm được sẽ trở nên đáng kể hơn.

Ngoài chi phí giấy, tài liệu in hai mặt còn gọn hơn khi đóng tập và chiếm ít không gian lưu trữ hơn.

Có cần tính chi phí cho Scan và Copy?

Có, đặc biệt nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa một máy đơn chức năng và một máy đa chức năng.

Canon MF289dw tích hợp:

In – Scan – Copy – Fax

Nếu doanh nghiệp thực sự sử dụng cả các chức năng này, một thiết bị đa chức năng có thể giúp giảm nhu cầu bố trí nhiều máy riêng biệt.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ in và gần như không Scan, Copy hay Fax, việc đầu tư vào một máy đa chức năng có thể chưa mang lại nhiều giá trị.

Vì vậy, “có nên mua Canon MF289dw” phụ thuộc rất nhiều vào việc doanh nghiệp có sử dụng các chức năng được trang bị hay không.

Chi phí 3–5 năm sử dụng Canon MF289dw nên tính thế nào?

Để có cái nhìn thực tế hơn, doanh nghiệp có thể tự lập một phép tính đơn giản:

Tổng chi phí sử dụng = Giá máy + Mực in + Giấy + Vật tư/bảo trì dự kiến

Trong đó, phần mực có thể ước tính:

Số trang in mỗi tháng × 12 tháng × số năm sử dụng

Ví dụ doanh nghiệp in 1.000 trang/tháng:

1.000 × 12 = 12.000 trang/năm

Nếu sử dụng trong 3 năm:

12.000 × 3 = 36.000 trang

Nếu sử dụng trong 5 năm:

12.000 × 5 = 60.000 trang

Từ tổng sản lượng dự kiến, doanh nghiệp có thể ước tính số lượng cartridge cần sử dụng và so sánh chi phí giữa Canon 072 với Canon 072H.

Cách tính này không cho ra con số tuyệt đối vì sản lượng và hiệu suất thực tế có thể thay đổi, nhưng giúp người mua nhìn thấy chi phí dài hạn thay vì chỉ nhìn giá máy tại thời điểm mua.

Có nên mua sẵn một hộp mực dự phòng?

Nếu Canon MF289dw được sử dụng làm máy chính của văn phòng, việc có sẵn một cartridge dự phòng là điều nên cân nhắc.

Máy hết mực không chỉ gây bất tiện. Với phòng kế toán hoặc hành chính đang cần in gấp hợp đồng, chứng từ hoặc hồ sơ, việc phải chờ mua mực có thể làm gián đoạn công việc.

Doanh nghiệp có sản lượng in cao có thể sử dụng Canon 072H làm cartridge chính và duy trì một hộp dự phòng phù hợp với chính sách quản lý vật tư.

Với doanh nghiệp có nhiều máy in, việc chuẩn hóa model và mã cartridge còn giúp quản lý kho mực đơn giản hơn.

Khi nào Canon MF289dw là khoản đầu tư hợp lý?

Canon MF289dw đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp có đồng thời nhiều nhu cầu:

• In tài liệu đen trắng thường xuyên
• Cần tốc độ khoảng 33 trang/phút
• Thường xuyên in hai mặt
• Scan hồ sơ nhiều trang
• Scan tài liệu có nội dung hai mặt
• Cần Copy
• Có nhu cầu Fax
• Nhiều người sử dụng chung
• Cần kết nối LAN hoặc WiFi
• Muốn sử dụng cartridge dung lượng cao để giảm tần suất thay mực

Trong môi trường này, doanh nghiệp không chỉ mua một chiếc máy in mà đang đầu tư vào một thiết bị xử lý tài liệu dùng chung.

Khi nào chưa nên chọn Canon MF289dw?

Ngược lại, Canon MF289dw có thể chưa phải lựa chọn tối ưu nếu nhu cầu rất đơn giản.

Ví dụ:

• Chỉ cần in
• Sản lượng in rất thấp
• Hầu như không Scan
• Không cần Copy hoặc Fax
• Không cần ADF
• Chỉ một người sử dụng
• Không cần kết nối mạng

Trong những trường hợp này, một máy laser đơn chức năng hoặc máy đa chức năng cấu hình thấp hơn có thể đáp ứng đủ nhu cầu với mức đầu tư ban đầu thấp hơn.

Lựa chọn đúng không phải là mua máy có nhiều tính năng nhất, mà là không trả tiền cho những tính năng doanh nghiệp gần như không sử dụng.

Có nên mua Canon imageCLASS MF289dw?

Nếu chỉ xét khả năng in, Canon MF289dw là một máy laser đơn sắc tốc độ 33 trang/phút.

Nhưng nếu nhìn dưới góc độ vận hành văn phòng, giá trị của thiết bị nằm ở sự kết hợp giữa In – Scan – Copy – Fax, in hai mặt tự động, ADF hai mặt 50 tờ, kết nối mạng và hai lựa chọn cartridge Canon 072/072H.

Với doanh nghiệp thường xuyên xử lý hợp đồng, chứng từ và hồ sơ nhiều trang, đây là cấu hình đáng cân nhắc.

Đặc biệt, việc có Canon 072H hiệu suất khoảng 4.100 trang giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn vật tư khi sản lượng in tăng lên.

Tuy nhiên, trước khi mua, vẫn nên xác định rõ số trang in mỗi tháng và tần suất sử dụng Scan – Copy. Nếu nhu cầu thấp hơn đáng kể, một model đơn giản hơn có thể kinh tế hơn.

Tư vấn mua Canon MF289dw và tính chi phí sử dụng tại Công ty Toàn Vĩ

Khách hàng đang cân nhắc mua Canon imageCLASS MF289dw có thể liên hệ Công ty Toàn Vĩ để được tư vấn dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế.

Để lựa chọn chính xác hơn, khách hàng có thể cung cấp số lượng người sử dụng, sản lượng in trung bình mỗi tháng, nhu cầu Scan – Copy – Fax và loại tài liệu thường xuyên xử lý.

Từ các thông tin này, Toàn Vĩ có thể hỗ trợ đánh giá Canon MF289dw có phù hợp hay không, lựa chọn Canon Cartridge 072 hoặc Canon Cartridge 072H, đồng thời ước tính chi phí vật tư dựa trên sản lượng dự kiến.

Với máy in doanh nghiệp, lựa chọn phù hợp ngay từ đầu không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mua máy mà còn ảnh hưởng đến chi phí và hiệu quả vận hành trong nhiều năm sử dụng.