Một chiếc máy có tốc độ cao nhưng scan chậm có thể khiến nhân viên vẫn phải đứng chờ bên cạnh. Máy có ADF nhưng chỉ xử lý một mặt cũng chưa chắc phù hợp với những tập hợp đồng hai mặt. Ngược lại, một thiết bị có cấu hình cân bằng giữa in, copy, scan, kết nối mạng và vật tư tiêu hao thường mang lại hiệu quả rõ hơn trong công việc hàng ngày.
Phòng kế toán thực sự sử dụng máy in để làm những gì?
Nhắc đến máy in cho kế toán, nhu cầu đầu tiên thường được nghĩ đến là in hóa đơn và chứng từ.
Nhưng công việc thực tế rộng hơn nhiều.
Một ngày làm việc có thể bắt đầu bằng việc in bộ hồ sơ thanh toán, tiếp theo là sao chụp chứng từ, scan hợp đồng đã ký, chuyển biên bản thành PDF rồi lưu vào thư mục dùng chung. Trong cùng thời gian đó, những nhân viên khác vẫn cần gửi lệnh in tới cùng một thiết bị.
Vì vậy, máy dành cho kế toán không chỉ cần in nhanh. Nó phải xử lý tốt cả tài liệu đi từ dữ liệu ra giấy và tài liệu đi từ giấy trở lại dữ liệu.
Khi nhìn theo cách này, những thông số như ADF, scan hai mặt, kết nối mạng hay định dạng file scan trở nên quan trọng không kém tốc độ ppm.
Tốc độ in bao nhiêu là phù hợp?
Không có một con số tốc độ phù hợp cho mọi văn phòng.
Một nhân viên làm việc độc lập với vài trăm trang mỗi tháng sẽ có nhu cầu khác hoàn toàn một phòng kế toán gồm nhiều người cùng sử dụng máy.
Với nhóm làm việc thường xuyên in các bộ tài liệu nhiều trang, tốc độ khoảng 30–40 trang/phút là phân khúc đáng xem xét. Quan trọng hơn, tốc độ đó phải đi cùng thời gian xuất bản in đầu tiên đủ nhanh để những lệnh in ngắn không tạo cảm giác chờ đợi.
Canon imageCLASS MF461dw II, chẳng hạn, có tốc độ in A4 lên đến 36 trang/phút và thời gian cho bản in đầu tiên khoảng 5 giây.
Đây là cấu hình phù hợp hơn với môi trường nhóm làm việc so với việc chỉ trang bị một máy cá nhân rồi để nhiều nhân viên cùng chia sẻ.
In hai mặt tự động gần như nên trở thành tiêu chuẩn
Hợp đồng, báo cáo, tài liệu nội bộ và nhiều loại hồ sơ có thể được in hai mặt để giảm lượng giấy sử dụng cũng như độ dày của tập tài liệu.
Nếu máy không có duplex tự động, người dùng phải in một mặt, lấy giấy ra, xác định chiều giấy rồi đưa trở lại máy. Với vài trang, thao tác này không đáng kể. Với công việc lặp lại mỗi ngày, nó trở thành một bước thủ công không cần thiết.
Vì vậy, khi lựa chọn máy in cho kế toán và hành chính, Automatic Duplex Printing nên được xem là một trong những tiêu chí cơ bản.
Canon MF461dw II hỗ trợ in hai mặt tự động với tốc độ lên đến 30 ảnh/phút, trong khi tốc độ in một mặt A4 đạt 36 trang/phút.
ADF quan trọng khi hồ sơ không chỉ có một trang
Mặt kính scanner vẫn hữu ích khi cần scan giấy tờ đặc biệt, tài liệu đóng quyển hoặc một vài trang riêng lẻ.
Nhưng với tập hợp đồng 20–30 tờ, việc đặt từng trang lên mặt kính không còn hiệu quả.
ADF – Automatic Document Feeder – giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép người dùng đặt cả tập bản gốc vào bộ nạp. Máy tự động kéo lần lượt từng tờ để scan hoặc sao chụp.
Canon MF461dw II được trang bị ADF sức chứa 50 tờ. Với những bộ hồ sơ có số lượng trang vừa phải, nhân viên có thể chuẩn bị tài liệu, đặt vào ADF và để thiết bị thực hiện phần công việc còn lại.
Đây là một chi tiết nhỏ trên bảng thông số nhưng có ảnh hưởng trực tiếp tới số thao tác hàng ngày.
Tài liệu hai mặt cần nhìn sâu hơn chữ ADF
Có ADF chưa chắc đã giải quyết hoàn toàn nhu cầu scan của kế toán và hành chính.
Câu hỏi tiếp theo nên là: ADF có scan được hai mặt không và xử lý hai mặt bằng cách nào?
Với tài liệu có nội dung ở cả hai mặt, Single Pass Duplex Scan là một cấu hình đáng chú ý. Hai mặt bản gốc được ghi nhận trong cùng một lượt tài liệu đi qua bộ nạp, thay vì người dùng phải tự đảo giấy.
Canon MF461dw II sử dụng Duplex Single Pass ADF 50 tờ. Tốc độ scan một mặt đạt tới 50 ipm đen trắng và 40 ipm màu; khi scan hai mặt, tốc độ có thể đạt 100 ipm đen trắng và 80 ipm màu.
Đối với phòng kế toán thường xuyên số hóa chứng từ hoặc hành chính – nhân sự xử lý hồ sơ hai mặt, đây có thể là tính năng mang lại khác biệt rõ ràng hơn việc tăng thêm vài trang/phút ở tốc độ in.
Scan xong rồi lưu ở đâu cũng là một câu hỏi cần đặt ra
Một quy trình scan chưa kết thúc khi tờ giấy chạy hết qua ADF.
Tài liệu sau đó cần được lưu trữ và chuyển tới đúng nơi.
Nếu mỗi lần scan, nhân viên phải lưu vào máy tính cá nhân rồi tiếp tục sao chép sang thư mục khác, gửi Email hoặc chuyển cho đồng nghiệp, quy trình vẫn còn nhiều bước thủ công.
Vì vậy, với máy dùng cho doanh nghiệp, nên kiểm tra khả năng gửi tài liệu tới Email, thư mục mạng hoặc các điểm lưu trữ được thiết lập sẵn.
Canon MF461dw II hỗ trợ scan tới Email, SMB và FTP. Máy hỗ trợ các định dạng như JPEG, TIFF, PDF, Compact PDF và PDF OCR.
Trong một hệ thống được cấu hình phù hợp, kế toán có thể đưa chứng từ vào thư mục mạng dùng chung, trong khi hành chính có thể lưu hồ sơ vào vị trí được quy định mà không phải phụ thuộc hoàn toàn vào một máy tính cá nhân.
PDF OCR hữu ích khi hồ sơ cần được tìm lại
Một vấn đề của lưu trữ điện tử là doanh nghiệp có thể scan rất nhiều nhưng sau đó lại khó tìm tài liệu.
PDF được tạo từ hình ảnh đơn thuần không phải lúc nào cũng thuận tiện cho việc tìm kiếm nội dung bên trong.
OCR – nhận dạng ký tự quang học – giúp hệ thống nhận diện phần chữ trên tài liệu scan. Canon MF461dw II hỗ trợ định dạng PDF OCR, tạo thêm khả năng khai thác tài liệu sau khi số hóa.
Tuy nhiên, OCR không nên được hiểu là tuyệt đối chính xác. Chất lượng nhận dạng còn phụ thuộc bản gốc, font chữ, ngôn ngữ, độ rõ và điều kiện scan. Những tài liệu quan trọng vẫn cần được kiểm tra sau khi số hóa.
Máy dùng chung nên có LAN thay vì chỉ nghĩ đến USB
Nếu thiết bị phục vụ một phòng ban, việc kết nối trực tiếp USB với một máy tính rồi chia sẻ qua máy đó không phải lúc nào cũng là phương án thuận tiện.
Một máy có cổng mạng Gigabit Ethernet có thể trở thành thiết bị độc lập trong mạng nội bộ. Nhiều máy tính gửi lệnh in trực tiếp đến máy mà không cần một máy tính trung gian luôn phải bật.
Wi-Fi bổ sung thêm sự linh hoạt trong những môi trường khó kéo dây mạng.
Canon MF461dw II có USB 2.0, Gigabit Ethernet và Wi-Fi 802.11b/g/n, đồng thời hỗ trợ Canon PRINT, Apple AirPrint, Mopria và Microsoft Universal Print.
Đối với phòng kế toán hoặc hành chính có nhiều người dùng chung, kết nối mạng nên được xem là tiêu chí cấu hình từ đầu chứ không phải tiện ích bổ sung sau khi mua máy.
Bảo mật cũng bắt đầu từ những thiết bị tưởng như rất đơn giản
Máy in văn phòng hiện đại là một thiết bị mạng. Nó nhận tài liệu, xử lý dữ liệu và trong nhiều trường hợp còn gửi file scan tới các hệ thống khác.
Với phòng kế toán và hành chính, tài liệu đi qua máy có thể chứa thông tin tài chính, hợp đồng, hồ sơ nhân sự hoặc dữ liệu nội bộ.
Do đó, các tính năng như Secure Print, Department ID và bảo mật mạng ngày càng có ý nghĩa.
Canon MF461dw II hỗ trợ Secure Print, Department ID cùng nhiều giao thức bảo mật mạng; kết nối không dây hỗ trợ WPA3.
Secure Print đặc biệt hữu ích trong môi trường dùng chung. Tài liệu nhạy cảm không nhất thiết phải nằm sẵn trên khay giấy trong khi người gửi lệnh in chưa đến nhận.
Khay giấy cũng ảnh hưởng đến công việc hàng ngày
Một chiếc máy thường xuyên hết giấy sẽ tạo ra những gián đoạn nhỏ nhưng lặp lại nhiều lần.
Canon MF461dw II có cassette 250 tờ và khay đa năng 100 tờ, tổng sức chứa tiêu chuẩn 350 tờ. Khi cần, hệ thống có thể bổ sung Paper Feeder 550 tờ.
Khay đa năng còn có giá trị khi văn phòng sử dụng nhiều loại hoặc kích thước giấy khác nhau. Thay vì lấy toàn bộ giấy A4 khỏi cassette chính, người dùng có thể đưa loại giấy cần sử dụng vào khay đa năng cho từng công việc cụ thể.
Với phòng ban có nhiều người dùng chung, cách tổ chức nguồn giấy đôi khi ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng nhiều hơn những thông số ít xuất hiện trong công việc thực tế.
Đừng bỏ qua cartridge khi tính chi phí vận hành
Giá mua máy chỉ là một phần của chi phí.
Máy được sử dụng trong nhiều năm, trong khi cartridge được thay nhiều lần trong suốt vòng đời thiết bị. Vì vậy, trước khi mua nên kiểm tra máy sử dụng loại mực nào, có phiên bản dung lượng cao hay không và sản lượng công bố ra sao.
Canon MF461dw II sử dụng Cartridge 070 khoảng 3.000 trang và Cartridge 070H dung lượng cao khoảng 10.200 trang theo tiêu chuẩn ISO/IEC 19752.
Với văn phòng có lượng in tương đối cao, cartridge dung lượng lớn giúp kéo dài khoảng thời gian giữa các lần thay vật tư. Nhưng lựa chọn 070 hay 070H vẫn nên dựa trên sản lượng thực tế thay vì mặc định cartridge lớn luôn là phương án cần thiết.
Một bảng tiêu chí trước khi chọn máy cho kế toán và hành chính
| Nhu cầu thực tế | Tính năng nên kiểm tra |
|---|---|
| In nhiều bộ hồ sơ | Tốc độ in và thời gian bản đầu |
| In hợp đồng, báo cáo | Duplex tự động |
| Scan tài liệu nhiều trang | ADF |
| Scan chứng từ hai mặt | Duplex ADF / Single Pass Duplex |
| Nhiều nhân viên dùng chung | Gigabit LAN, Wi-Fi |
| Lưu chứng từ vào hệ thống | Scan to SMB, Email, FTP |
| Tìm kiếm tài liệu số | PDF OCR |
| Tài liệu nội bộ nhạy cảm | Secure Print |
| Nhiều loại giấy | Cassette và khay đa năng |
| Sản lượng in thường xuyên | Cartridge dung lượng cao |
| Mở rộng trong tương lai | Khay giấy tùy chọn |
Bảng này cũng cho thấy lý do không nên bắt đầu việc mua máy chỉ bằng câu hỏi “máy nào in nhanh nhất?”.
Một thiết bị phù hợp là thiết bị giải quyết được nhiều công đoạn thực tế nhất với số thao tác hợp lý.
Canon MF461dw II phù hợp ở vị trí nào?
Khi đặt những tiêu chí trên cạnh cấu hình Canon imageCLASS MF461dw II, có thể thấy model này hướng khá rõ tới nhóm làm việc cần cả in và scan.
Máy có tốc độ in 36 trang/phút, duplex tự động, ADF 50 tờ scan hai mặt một lượt, Gigabit Ethernet, Wi-Fi, khả năng scan qua mạng và Cartridge 070H dung lượng cao.
Canon công bố sản lượng in khuyến nghị khoảng 750–4.000 trang/tháng. Đây là phạm vi đáng tham khảo khi đánh giá thiết bị cho một phòng ban hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Điểm đáng chú ý là MF461dw II không chỉ mạnh ở một thông số riêng lẻ. Giá trị của máy nằm ở sự kết hợp tương đối cân bằng giữa in – copy – scan – mạng – quản lý tài liệu.
Khi nào không cần chọn cấu hình như MF461dw II?
Không phải phòng kế toán hay hành chính nào cũng cần một máy có Duplex Single Pass ADF.
Nếu mỗi tháng chỉ in vài trăm trang, rất ít khi scan tài liệu nhiều trang và phần lớn công việc chỉ là in văn bản, một thiết bị đơn giản hơn có thể hợp lý hơn.
Ngược lại, nếu nhiều nhân viên sử dụng chung máy, thường xuyên scan hợp đồng hai mặt, cần đưa PDF vào thư mục mạng và sản lượng in đạt hàng nghìn trang mỗi tháng, những tính năng trên MF461dw II bắt đầu phát huy giá trị rõ ràng hơn.
Chọn đúng máy vì thế không phải tìm thiết bị có nhiều tính năng nhất, mà là tìm thiết bị có những tính năng thực sự được sử dụng hàng ngày.
Từ nhu cầu của phòng ban đến cấu hình máy
Trước khi mua máy in cho kế toán hoặc hành chính, doanh nghiệp có thể trả lời một số câu hỏi đơn giản: mỗi tháng in khoảng bao nhiêu trang, có bao nhiêu người sử dụng chung, mỗi ngày scan bao nhiêu bộ hồ sơ, tài liệu có thường xuyên in hai mặt không, file scan được lưu ở đâu và có cần kiểm soát tài liệu nội bộ hay không.
Những câu trả lời này sẽ nhanh chóng thu hẹp nhóm thiết bị phù hợp.
Với môi trường vừa in thường xuyên vừa xử lý nhiều hồ sơ giấy, Canon imageCLASS MF461dw II là một cấu hình đáng tham khảo. Còn với nhu cầu đơn giản hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn model thấp hơn để tránh đầu tư vào những tính năng ít sử dụng.
Tư vấn máy in cho kế toán và hành chính tại Toàn Vĩ
Công ty Toàn Vĩ tư vấn máy in văn phòng dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của từng doanh nghiệp, từ sản lượng in, số người dùng, lượng tài liệu cần scan đến yêu cầu kết nối và quản lý thiết bị.
Khách hàng đang tìm máy in cho phòng kế toán, hành chính hoặc nhóm làm việc dùng chung có thể liên hệ Toàn Vĩ để được tư vấn cấu hình phù hợp.
Với Canon imageCLASS MF461dw II, ngoài giá máy ban đầu, doanh nghiệp cũng nên xem xét yếu tố vận hành lâu dài. Một trong những câu hỏi tiếp theo cần làm rõ là MF461dw II sử dụng Cartridge 070 và 070H như thế nào, hai loại mực khác nhau ra sao và lựa chọn nào phù hợp với sản lượng in thực tế.
