Khi chọn máy in, người dùng thường quan tâm trước tiên đến tốc độ, giá máy và chi phí mực. Nhưng trong quá trình sử dụng lâu dài, sự thuận tiện lại đến từ những việc rất đơn giản: không phải chuyển file sang một máy tính khác để in, không phải cắm lại dây kết nối và không phải tự đảo từng tập giấy khi cần in hai mặt.
Đó là lý do những tìm kiếm như “máy in Wi-Fi” hay “máy in tự động đảo mặt” ngày càng gắn với nhu cầu sử dụng thực tế của văn phòng.
Wi-Fi thay đổi cách đặt chiếc máy trong văn phòng
Với kết nối USB truyền thống, máy in thường được đặt gần một máy tính và kết nối trực tiếp bằng cáp.
Cách sử dụng này khá đơn giản nếu máy chỉ phục vụ một người. Nhưng khi văn phòng có nhiều nhân viên, vị trí của chiếc máy bắt đầu trở thành vấn đề.
Người ngồi xa có thể phải gửi tài liệu cho máy tính đang kết nối máy in hoặc văn phòng phải thiết lập chia sẻ thông qua máy tính đó. Nếu máy tính trung gian tắt, việc sử dụng chung cũng có thể bị ảnh hưởng tùy cách hệ thống được cấu hình.
Máy in có Wi-Fi giải quyết bài toán theo hướng khác. Khi được kết nối vào mạng không dây của văn phòng, thiết bị có thể trở thành một điểm in dùng chung cho các máy tính trong cùng hệ thống.
Chiếc máy vì vậy không nhất thiết phải nằm cạnh một máy tính cụ thể. Doanh nghiệp có thể chọn vị trí thuận tiện hơn cho cả nhóm sử dụng.
Wi-Fi không có nghĩa lúc nào cũng nên bỏ dây mạng
Có Wi-Fi là một lợi thế, nhưng không có nghĩa kết nối không dây luôn là phương án duy nhất hoặc tốt nhất trong mọi văn phòng.
Nếu vị trí đặt máy đã có sẵn hệ thống mạng LAN, kết nối Ethernet thường là một lựa chọn ổn định cho thiết bị dùng chung.
Wi-Fi lại hữu ích khi khó kéo dây mạng, thường xuyên thay đổi vị trí thiết bị hoặc môi trường làm việc ưu tiên kết nối không dây.
Vì vậy, với một máy in dùng chung, cấu hình có cả LAN và Wi-Fi tạo ra nhiều lựa chọn triển khai hơn.
Canon imageCLASS MF284dw là một ví dụ. Máy có USB 2.0, Gigabit Ethernet và Wi-Fi 802.11b/g/n. Doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp với một máy tính, đưa máy vào mạng LAN hoặc sử dụng mạng không dây tùy điều kiện thực tế.
Điểm đáng chú ý không phải Wi-Fi thay thế LAN, mà là người dùng có thêm cách để đưa chiếc máy vào hệ thống văn phòng.
In hai mặt tự động loại bỏ việc đảo giấy bằng tay
Một hợp đồng 20 trang nếu in một mặt sẽ cần 20 tờ giấy. Khi in hai mặt, số tờ giấy có thể giảm đáng kể.
Nhưng nếu máy không có Duplex tự động, người dùng phải tự xử lý việc đảo giấy: in một mặt trước, lấy tập giấy ra, xác định đúng chiều rồi đưa trở lại máy để in mặt còn lại.
Chỉ cần đặt sai chiều giấy, cả tập tài liệu có thể phải in lại.
Máy có Auto Duplex thực hiện quá trình này bên trong thiết bị. Người dùng chọn chế độ in hai mặt từ máy tính, máy tự in mặt đầu, đảo tờ giấy và tiếp tục in mặt còn lại.
Sự khác biệt chỉ là một thao tác, nhưng đó lại là thao tác có thể lặp hàng trăm lần trong nhiều năm sử dụng máy.
Duplex không chỉ để tiết kiệm giấy
Lợi ích dễ nhìn thấy nhất của in hai mặt là giảm lượng giấy.
Nhưng với văn phòng, còn một yếu tố khác là cách tài liệu được tổ chức.
Một báo cáo 40 trang nếu in một mặt tạo thành tập giấy khá dày. In hai mặt giúp tài liệu gọn hơn, thuận tiện khi đóng tập, lưu hồ sơ hoặc mang đi họp.
Hợp đồng, quy trình nội bộ, tài liệu đào tạo và báo cáo dài là những nhóm tài liệu thường có thể tận dụng Duplex.
Do đó, khi lựa chọn máy in cho doanh nghiệp, in hai mặt tự động không nên chỉ được xem như một tính năng tiết kiệm giấy. Nó còn liên quan đến cách tài liệu vật lý được xử lý sau khi rời khỏi máy in.
Wi-Fi và Duplex giải quyết hai công việc hoàn toàn khác nhau
Hai tính năng thường được đặt cạnh nhau trong tên hoặc mô tả sản phẩm, nhưng chúng giải quyết hai vấn đề khác nhau.
Wi-Fi liên quan đến cách người dùng gửi tài liệu tới máy.
Duplex Printing liên quan đến cách máy xử lý tờ giấy trong quá trình in.
Khi kết hợp hai khả năng này, quy trình trở nên khá đơn giản: người dùng có thể gửi một tài liệu từ máy tính trong mạng và yêu cầu in hai mặt mà không cần tới máy để xử lý giấy giữa chừng.
Với một văn phòng nhỏ, sự thuận tiện không nhất thiết đến từ một công nghệ thật phức tạp. Đôi khi chỉ là giảm được vài bước thủ công trong những công việc diễn ra hàng ngày.
In hai mặt tự động không đồng nghĩa với scan hai mặt tự động
Đây là điểm đặc biệt cần chú ý khi tìm kiếm một chiếc “máy in Duplex”.
Từ Duplex trên máy in có thể khiến người dùng nghĩ rằng thiết bị có thể tự động xử lý hai mặt trong mọi chức năng. Thực tế không phải vậy.
Duplex Printing là in hai mặt tự động.
Duplex Scanning là scan tự động hai mặt của bản gốc.
Một máy có thể hỗ trợ chức năng thứ nhất nhưng không có chức năng thứ hai.
Canon MF284dw là trường hợp như vậy.
Máy hỗ trợ in hai mặt tự động, nhưng ADF 35 tờ của MF284dw xử lý bản gốc một mặt.
Nếu đưa một tập tài liệu một mặt vào ADF, máy có thể lần lượt scan hoặc copy các trang. Nhưng nếu bản gốc có nội dung ở cả hai mặt và người dùng muốn scan tự động toàn bộ, MF284dw không có Duplex ADF để thực hiện công việc đó.
Hiểu rõ khác biệt này giúp tránh tình trạng mua máy vì thấy chữ “Duplex” nhưng sau đó mới phát hiện chức năng cần nhất lại là scan hai mặt.
Canon MF284dw kết hợp Wi-Fi và Duplex như thế nào?
Canon imageCLASS MF284dw là máy laser đen trắng đa chức năng In – Copy – Scan, có tốc độ in A4 lên đến 33 trang/phút.
Máy hỗ trợ Auto Duplex Printing với tốc độ in hai mặt lên đến 20,9 ảnh/phút.
Về kết nối, ngoài USB, MF284dw có Gigabit Ethernet và Wi-Fi 802.11b/g/n. Máy cũng hỗ trợ Access Point Mode, cho phép thiết bị di động kết nối trực tiếp với máy trong những tình huống sử dụng phù hợp.
Cấu hình này hướng tới môi trường nhiều người cùng sử dụng nhưng sản lượng không quá lớn. Canon công bố sản lượng in khuyến nghị khoảng 250–2.500 trang/tháng.
Nhìn theo nhu cầu thay vì tên model, MF284dw phù hợp với nhóm người dùng đang tìm một chiếc máy đa chức năng, có mạng, có Wi-Fi và tự động in hai mặt, nhưng không đặt nặng yêu cầu scan hai mặt tự động.
Khi nào máy in Wi-Fi thực sự cần thiết?
Không phải văn phòng nào cũng bắt buộc phải có Wi-Fi.
Nếu chỉ có một máy tính sử dụng máy in và hai thiết bị đặt cạnh nhau, USB vẫn có thể đáp ứng công việc.
Nếu văn phòng đã có hệ thống mạng dây tốt và vị trí máy cố định, LAN cũng là một phương án hợp lý.
Wi-Fi bắt đầu phát huy giá trị khi vị trí đặt máy không thuận tiện kéo cáp, nhiều thiết bị cần truy cập hoặc cách bố trí văn phòng thường xuyên thay đổi.
Vì vậy, câu hỏi nên đặt ra không phải “máy có Wi-Fi hay không?” mà là “những ai cần sử dụng chiếc máy này và họ kết nối với máy bằng cách nào?”.
Khi nào in hai mặt tự động trở thành tính năng nên có?
Nếu phần lớn công việc chỉ là in hóa đơn hoặc biểu mẫu một trang, Duplex có thể ít được sử dụng.
Nhưng nếu thường xuyên in hợp đồng, báo cáo, tài liệu đào tạo hoặc hồ sơ nhiều trang, in hai mặt tự động nhanh chóng trở thành tính năng hữu ích.
Một cách đơn giản để đánh giá là nhìn lại những tập giấy đang nằm trên bàn làm việc.
Nếu rất nhiều tài liệu có thể in hai mặt nhưng nhân viên vẫn đang in một mặt vì ngại đảo giấy, một chiếc máy có Auto Duplex có thể thay đổi thói quen đó.
Tính năng chỉ có giá trị khi gắn với công việc thực tế.
Đừng chọn máy chỉ vì thấy đủ chữ Wi-Fi và Duplex
Hai máy cùng có Wi-Fi và Duplex vẫn có thể được thiết kế cho những nhóm người dùng hoàn toàn khác nhau.
Sau hai tiêu chí này, doanh nghiệp vẫn cần xem tốc độ in, chức năng Copy – Scan, ADF, khả năng scan một hay hai mặt, dung lượng giấy, sản lượng khuyến nghị và cartridge sử dụng.
Canon MF284dw có tốc độ 33 trang/phút, ADF 35 tờ, cassette 250 tờ và sử dụng Cartridge 072/072H. Đây là cấu hình phù hợp hơn với văn phòng nhỏ có lượng in vừa phải.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên scan tài liệu hai mặt hoặc có sản lượng cao hơn đáng kể, một model khác có Duplex ADF và khả năng xử lý lớn hơn sẽ phù hợp hơn dù MF284dw vẫn có Wi-Fi và Duplex Printing.
Vì vậy, Wi-Fi và in hai mặt nên là hai tiêu chí để bắt đầu thu hẹp lựa chọn, không phải hai tiêu chí duy nhất để quyết định mua máy.
Tư vấn máy in Wi-Fi, in hai mặt tại Toàn Vĩ
Công ty Toàn Vĩ tư vấn máy in dựa trên cách doanh nghiệp thực sự sử dụng thiết bị: số lượng người dùng, vị trí đặt máy, hệ thống mạng, sản lượng in, loại tài liệu và nhu cầu scan.
Canon imageCLASS MF284dw là một lựa chọn đáng tham khảo khi văn phòng cần In – Copy – Scan, tốc độ 33 trang/phút, tự động in hai mặt và kết nối linh hoạt qua LAN hoặc Wi-Fi.
Nhưng trước khi lựa chọn, vẫn cần trả lời thêm một câu hỏi quan trọng: MF284dw có thực sự phù hợp với công việc của kế toán, cửa hàng hay văn phòng nhỏ hay không?
Đó cũng là nội dung tiếp theo trong chuỗi tìm hiểu Canon MF284dw tại Toàn Vĩ.
