Văn phòng nhỏ thường có một đặc điểm khá rõ: số người không nhiều nhưng công việc lại đa dạng. Một chiếc máy có thể được kế toán sử dụng vào buổi sáng, bộ phận kinh doanh gửi lệnh in vào buổi trưa và hành chính cần scan hồ sơ vào cuối ngày.
Vì vậy, lựa chọn máy in cho môi trường này cần nhìn vào cả quá trình xử lý tài liệu chứ không chỉ tốc độ in.
In – Copy – Scan có thực sự cần nằm trên cùng một máy?
Nếu công việc chỉ là in văn bản, một máy in đơn chức năng có thể đáp ứng tốt và chi phí đầu tư ban đầu thường thấp hơn.
Nhưng khi văn phòng bắt đầu xuất hiện nhu cầu copy giấy tờ và scan tài liệu, câu chuyện thay đổi.
Máy in đa chức năng kết hợp In – Copy – Scan giúp nhiều công việc được xử lý tại cùng một vị trí. Nhân viên không phải sử dụng một máy để in, một thiết bị khác để scan rồi tìm thêm nơi sao chụp khi cần.
Lợi ích dễ nhìn thấy là tiết kiệm diện tích. Nhưng giá trị lớn hơn nằm ở việc đơn giản hóa cách văn phòng xử lý tài liệu.
Với doanh nghiệp nhỏ, nơi mỗi nhân viên thường đảm nhiệm nhiều công việc, sự thuận tiện này có thể đáng giá hơn việc sở hữu nhiều thiết bị chuyên biệt.
Đừng chọn máy chỉ bằng tốc độ trang/phút
Tốc độ thường là thông số đầu tiên xuất hiện khi so sánh máy in.
20 trang/phút, 30 trang/phút hay 40 trang/phút đều dễ hiểu, nhưng một con số cao hơn chưa chắc đồng nghĩa với một lựa chọn phù hợp hơn.
Nếu văn phòng mỗi lần chỉ in vài trang, sự khác biệt giữa hai mức tốc độ có thể không quá rõ. Nhưng khi nhiều người dùng chung hoặc thường xuyên in những tập hợp đồng, báo cáo dài hàng chục trang, tốc độ bắt đầu ảnh hưởng đến thời gian chờ.
Đối với văn phòng nhỏ có lượng in vừa phải, nhóm máy khoảng 30 trang/phút trở lên đã có thể đáp ứng khá tốt nhiều công việc hàng ngày.
Canon imageCLASS MF284dw, chẳng hạn, có tốc độ in A4 lên đến 33 trang/phút và thời gian cho bản in đầu tiên khoảng 5 giây. Đây là mức cấu hình hướng tới nhóm làm việc nhỏ thay vì môi trường sản xuất tài liệu số lượng lớn.
Quan trọng hơn, tốc độ nên được đặt cạnh sản lượng sử dụng thực tế. Một máy rất nhanh nhưng được thiết kế cho lượng in khác hoàn toàn nhu cầu của doanh nghiệp cũng chưa chắc là lựa chọn hợp lý.
In hai mặt tự động là tính năng nhỏ nhưng được dùng rất lâu
Một bản báo giá vài trang có thể không cần in hai mặt. Nhưng hợp đồng, báo cáo, tài liệu nội bộ hoặc bộ hồ sơ dài hàng chục trang lại là câu chuyện khác.
Nếu máy không có Duplex tự động, người dùng phải tự đảo giấy để in mặt còn lại.
Khi công việc này chỉ diễn ra một vài lần, sự bất tiện không lớn. Khi lặp lại trong nhiều năm sử dụng máy, đây lại là một thao tác đáng để loại bỏ.
Máy có in hai mặt tự động cho phép người dùng chọn chế độ Duplex ngay từ máy tính. Thiết bị tự xử lý quá trình đảo giấy.
Canon MF284dw hỗ trợ in hai mặt tự động với tốc độ lên đến 20,9 ảnh/phút trên giấy A4. Với một văn phòng thường xuyên in hợp đồng hoặc tài liệu nội bộ, đây là tính năng thực tế hơn nhiều so với những thông số kỹ thuật ít khi được sử dụng.
Có scan thì nên xem tiếp máy có ADF hay không
Một chiếc máy đa chức năng có mặt kính scanner chưa có nghĩa việc scan tài liệu nhiều trang sẽ thuận tiện.
Nếu cần scan 20 tờ hợp đồng bằng mặt kính, người dùng phải đặt trang đầu tiên, scan, mở nắp, thay trang rồi tiếp tục lặp lại thao tác đó.
ADF – bộ nạp bản gốc tự động – giải quyết chính công việc này.
Người dùng đặt cả tập giấy vào bộ nạp, máy tự kéo lần lượt từng tờ để scan hoặc copy.
Vì vậy, với văn phòng thường xuyên xử lý hóa đơn, chứng từ, hợp đồng hoặc hồ sơ nhiều trang, ADF là một trong những tính năng nên kiểm tra trước khi mua.
Canon MF284dw có ADF sức chứa 35 tờ, phù hợp với những tập tài liệu có số lượng vừa phải.
ADF một mặt và ADF hai mặt là hai câu chuyện khác nhau
Đây là điểm rất dễ bị bỏ qua khi đọc thông số máy in đa chức năng.
Có ADF không đồng nghĩa máy có thể tự động scan cả hai mặt của bản gốc.
ADF trên Canon MF284dw xử lý bản gốc một mặt. Máy có thể tự động kéo một tập tài liệu qua scanner, nhưng nếu bản gốc có nội dung ở cả hai mặt thì người dùng vẫn phải xử lý mặt còn lại.
Điều này hoàn toàn khác với Duplex ADF hoặc Single Pass Duplex Scan trên những dòng máy được thiết kế cho nhu cầu số hóa tài liệu hai mặt thường xuyên.
Do đó, trước khi chọn máy, doanh nghiệp nên nhìn vào chính hồ sơ đang sử dụng.
Nếu phần lớn hóa đơn, biểu mẫu hoặc giấy tờ cần scan chỉ có một mặt, ADF một mặt có thể đã đủ.
Nếu mỗi ngày phải số hóa nhiều hợp đồng hai mặt, nên đầu tư vào máy có khả năng scan hai mặt tự động ngay từ đầu.
Một tính năng chỉ thực sự có giá trị khi nó phù hợp với loại tài liệu được xử lý hàng ngày.
Máy dùng chung nên có kết nối mạng
Trong văn phòng nhỏ, một chiếc máy thường phục vụ nhiều người.
Nếu máy chỉ kết nối USB với một máy tính, những người còn lại có thể phải phụ thuộc vào máy đó hoặc cần thiết lập phương thức chia sẻ trung gian.
LAN giúp máy in trở thành một thiết bị độc lập trong mạng nội bộ. Wi-Fi mang lại thêm sự linh hoạt khi vị trí đặt máy khó kéo dây mạng hoặc văn phòng có nhiều thiết bị kết nối không dây.
Vì vậy, nếu mua máy cho một nhóm thay vì một cá nhân, LAN và Wi-Fi nên được xem là tiêu chí ngay từ đầu.
Canon MF284dw hỗ trợ USB 2.0, Gigabit Ethernet và Wi-Fi 802.11b/g/n. Máy cũng có Access Point Mode cho những tình huống cần thiết bị di động kết nối trực tiếp với máy in.
Với văn phòng vài người, khả năng nhiều máy tính cùng gửi lệnh tới một thiết bị thường mang lại giá trị rõ hơn việc mỗi bàn làm việc có một máy in riêng.
Khay giấy cũng phản ánh quy mô công việc
Dung lượng khay giấy thường ít được chú ý cho tới khi người dùng phải liên tục đứng lên bổ sung giấy.
Máy dành cho một cá nhân có thể sử dụng khay nhỏ mà không gây nhiều bất tiện. Nhưng khi nhiều người cùng in, giấy được tiêu thụ nhanh hơn.
Canon MF284dw có cassette 250 tờ và khay đa năng 1 tờ. Đây là cấu hình phù hợp với định hướng văn phòng nhỏ và lượng in vừa phải.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu in liên tục, cần nhiều loại giấy đặt sẵn trong máy hoặc không muốn thường xuyên bổ sung giấy, nên xem xét những dòng có khay lớn hoặc khả năng mở rộng thêm cassette.
Dung lượng giấy vì vậy không chỉ là một con số trong bảng thông số. Nó cho biết phần nào cách chiếc máy được thiết kế để làm việc.
Mực in cần được tính từ lúc chọn máy, không phải khi máy báo hết mực
Máy chỉ được mua một lần nhưng cartridge sẽ được thay nhiều lần trong vòng đời thiết bị.
Đây là lý do vật tư nên được xem xét ngay từ lúc chọn model.
Cần biết máy sử dụng cartridge nào, sản lượng công bố bao nhiêu, có phiên bản dung lượng cao hay không và vật tư có phù hợp với lượng in hàng tháng của doanh nghiệp hay không.
Canon MF284dw sử dụng Cartridge 072 khoảng 1.400 trang và Cartridge 072H dung lượng cao khoảng 4.100 trang theo tiêu chuẩn ISO/IEC 19752.
Một văn phòng in ít có thể sử dụng cartridge tiêu chuẩn. Khi sản lượng tăng, phiên bản dung lượng cao giúp kéo dài khoảng thời gian giữa các lần thay mực.
Điều quan trọng không phải cartridge nào lớn hơn, mà là lựa chọn nào phù hợp với sản lượng thực tế.
Sản lượng in hàng tháng giúp loại bỏ nhiều lựa chọn không phù hợp
Trước khi hỏi nên mua model nào, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một câu hỏi đơn giản hơn: mỗi tháng đang in khoảng bao nhiêu trang?
Canon công bố sản lượng khuyến nghị của MF284dw khoảng 250–2.500 trang/tháng.
Con số này hữu ích hơn nhiều so với việc chỉ nhìn vào công suất tối đa 50.000 trang/tháng.
Công suất tối đa không nên được hiểu là sản lượng mà máy được khuyến nghị duy trì đều đặn hàng tháng. Khi đánh giá nhu cầu sử dụng lâu dài, Recommended Monthly Print Volume mới là thông số gần với thực tế vận hành hơn.
Nếu văn phòng chỉ in vài trăm đến khoảng vài nghìn trang mỗi tháng, MF284dw nằm trong nhóm cấu hình có thể xem xét.
Nếu lượng in thực tế thường xuyên cao hơn đáng kể, doanh nghiệp nên chuyển sang dòng máy được thiết kế cho sản lượng lớn hơn thay vì chỉ nhìn vào việc máy vẫn có thể in được.
Một văn phòng nhỏ nên bắt đầu từ công việc thay vì model
Trước khi lựa chọn máy in đa chức năng, doanh nghiệp có thể tự trả lời một số câu hỏi: có bao nhiêu người sử dụng máy, mỗi tháng in khoảng bao nhiêu trang, có thường xuyên in hai mặt không, một lần scan thường bao nhiêu tờ, bản gốc chủ yếu một mặt hay hai mặt và mọi người có cần dùng chung máy qua mạng hay không.
Chỉ vài câu hỏi như vậy đã có thể loại bỏ khá nhiều model không phù hợp.
Nếu nhu cầu là In – Copy – Scan, tốc độ khoảng 30 trang/phút trở lên, in hai mặt tự động, ADF cho tài liệu một mặt và nhiều người dùng chung qua LAN hoặc Wi-Fi, Canon imageCLASS MF284dw là một cấu hình đáng tham khảo.
Nếu văn phòng thường xuyên scan tài liệu hai mặt, cần khay giấy lớn hoặc sản lượng vượt đáng kể khoảng 2.500 trang/tháng, nên tiếp tục xem xét những dòng máy cao hơn.
Chọn máy theo cách này giúp doanh nghiệp không phải mua thiết bị mạnh nhất, mà tìm được thiết bị vừa với công việc nhất.
Tư vấn máy in đa chức năng cho văn phòng tại Toàn Vĩ
Công ty Toàn Vĩ tư vấn máy in dựa trên môi trường sử dụng thực tế của doanh nghiệp: số người dùng, sản lượng in, loại tài liệu, nhu cầu scan, kết nối mạng và vật tư sử dụng lâu dài.
Canon imageCLASS MF284dw là một trong những lựa chọn dành cho văn phòng nhỏ cần kết hợp In – Copy – Scan, in hai mặt tự động và chia sẻ máy qua LAN hoặc Wi-Fi.
Tuy nhiên, tên model chỉ nên xuất hiện sau khi nhu cầu đã được xác định.
Bởi đôi khi điều khách hàng thực sự đang tìm không phải “một chiếc Canon MF284dw”, mà đơn giản là một chiếc máy có Wi-Fi, tự động in hai mặt và đủ thuận tiện để nhiều người trong văn phòng cùng sử dụng.
Đó cũng là câu chuyện tiếp theo trong chuỗi tìm hiểu máy in văn phòng của Toàn Vĩ.
