Đó cũng là lý do tính năng scan hai mặt một lượt – Single Pass Duplex Scan ngày càng đáng quan tâm khi doanh nghiệp lựa chọn máy in đa chức năng. Thay vì chỉ hỏi máy in được bao nhiêu trang mỗi phút, người dùng văn phòng nên nhìn thêm vào tốc độ đưa tài liệu giấy trở lại môi trường số.
Scan hai mặt không phải máy nào cũng giống nhau
Khi nói một thiết bị “scan hai mặt tự động”, người dùng rất dễ hiểu rằng tất cả các máy đều xử lý tài liệu theo cùng một cách.
Thực tế không phải vậy.
Một số thiết bị sử dụng ADF chỉ đọc một mặt của tờ giấy. Nếu cần scan mặt còn lại, tài liệu phải được đảo để tiếp tục xử lý.
Một số hệ thống Duplex ADF có khả năng tự động xử lý hai mặt nhưng cơ chế bên trong vẫn phải đưa hoặc đảo tờ giấy để lần lượt đọc từng mặt.
Với Single Pass Duplex Scan, hai mặt của bản gốc được ghi nhận trong cùng một lượt tài liệu đi qua bộ nạp.
Khác biệt nghe có vẻ nhỏ, nhưng trở nên rõ ràng khi số lượng tài liệu tăng lên.
Một tập hồ sơ 50 tờ cho thấy sự khác biệt rõ hơn
Hãy hình dung phòng kế toán cần số hóa một tập chứng từ gồm 50 tờ và phần lớn đều có nội dung ở cả hai mặt.
Nếu xử lý thủ công trên mặt kính scanner, người dùng phải đặt từng tờ, scan, lật mặt rồi tiếp tục. Cách làm này phù hợp với một vài trang nhưng nhanh chóng trở nên mất thời gian khi số lượng tài liệu tăng.
ADF giúp giải quyết bước nạp từng trang bằng cách cho phép đặt cả tập tài liệu vào khay.
Nhưng nếu ADF chỉ scan một mặt, bài toán hai mặt vẫn chưa được giải quyết hoàn toàn.
Single Pass Duplex Scan đi thêm một bước: tài liệu được nạp tự động và hai mặt được ghi nhận trong một lượt chạy giấy. Một tập 50 tờ in hai mặt tương ứng với tối đa 100 mặt hình ảnh có thể được xử lý mà người dùng không phải đứng cạnh máy để đảo từng tờ.
Đây mới là giá trị thực tế của tính năng này trong môi trường văn phòng.
Tốc độ scan nên đọc bằng ipm thay vì chỉ nhìn ppm
Khi mua máy in, người dùng thường quen với đơn vị ppm – pages per minute, tức số trang mỗi phút.
Ở chức năng scan, Canon và nhiều nhà sản xuất sử dụng thêm đơn vị ipm – images per minute, tức số mặt hình ảnh được ghi nhận trong một phút.
Một tờ giấy có hai mặt có thể tạo thành hai image.
Điều này giải thích tại sao một thiết bị có thể được công bố tốc độ scan một mặt 50 ipm nhưng khi scan hai mặt bằng hệ thống Single Pass Duplex lại đạt tới 100 ipm. Máy không chạy giấy nhanh gấp đôi; thay vào đó, hai mặt của cùng một tờ giấy được ghi nhận trong một lượt.
Hiểu đúng ppm và ipm giúp doanh nghiệp đọc bảng thông số chính xác hơn và tránh so sánh hai thiết bị chỉ dựa trên những con số nhìn có vẻ tương đương.
Canon MF461dw II xử lý scan hai mặt như thế nào?
Canon imageCLASS MF461dw II là một ví dụ điển hình cho nhóm máy in đa chức năng được thiết kế để xử lý cả công việc in và số hóa tài liệu.
Máy được trang bị Duplex Single Pass ADF với sức chứa 50 tờ.
Khi scan một mặt qua ADF, tốc độ Canon công bố đạt tới 50 ipm đối với tài liệu đen trắng và 40 ipm đối với tài liệu màu.
Khi scan hai mặt, tốc độ đạt tới 100 ipm đen trắng và 80 ipm màu.
Điểm cần chú ý ở đây không đơn thuần là con số 100 ipm. Giá trị lớn hơn nằm ở việc người dùng có thể đặt một tập tài liệu hai mặt vào ADF, thiết lập công việc và để máy xử lý mà không phải quay lại giữa chừng chỉ để đảo bản gốc.
Đối với những phòng ban phải làm việc với tài liệu giấy mỗi ngày, việc giảm thao tác lặp lại có thể quan trọng không kém việc tăng tốc độ của bản thân thiết bị.
Phòng kế toán là nơi dễ thấy lợi ích nhất
Kế toán thường xuyên phải làm việc với hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, biên bản, phiếu giao nhận và nhiều loại hồ sơ khác.
Không phải tài liệu nào cũng có hai mặt, nhưng khi một bộ hồ sơ gồm nhiều loại giấy được đưa vào quá trình lưu trữ số, việc phải kiểm tra và phân loại tài liệu một mặt hay hai mặt trước khi scan làm phát sinh thêm thao tác.
Một máy có Duplex Single Pass ADF giúp quy trình trở nên đơn giản hơn.
Người dùng có thể tập trung vào việc chuẩn bị hồ sơ đúng thứ tự, trong khi thiết bị đảm nhận quá trình nạp và ghi nhận hai mặt. Sau khi scan, dữ liệu có thể tiếp tục được lưu thành PDF hoặc đưa vào thư mục quản lý chứng từ của doanh nghiệp.
Hành chính và nhân sự cũng có lượng giấy không nhỏ
Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, quyết định, biên bản, tài liệu đào tạo và các giấy tờ hành chính vẫn tồn tại dưới dạng bản giấy tại nhiều doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp chuyển dần sang lưu trữ điện tử, số lượng giấy cần số hóa có thể tăng đáng kể.
Trong trường hợp này, tốc độ in chưa chắc là yếu tố quan trọng nhất. Một chiếc máy 36 trang/phút nhưng có ADF 50 tờ và scan hai mặt một lượt đôi khi phù hợp với công việc hơn một máy có tốc độ in cao hơn nhưng khả năng scan đơn giản.
Đây là lý do nên xác định đúng luồng công việc trước khi so sánh máy chỉ bằng tốc độ in.
Công ty luật, bảo hiểm và dịch vụ thường làm việc với hồ sơ dài
Một hợp đồng vài trang không tạo ra nhiều khác biệt.
Nhưng hồ sơ pháp lý, bộ chứng từ bảo hiểm, hồ sơ khách hàng hoặc tài liệu dự án có thể kéo dài hàng chục trang và chứa nội dung ở cả hai mặt.
Khi số lượng hồ sơ được xử lý hàng ngày tăng lên, thời gian nhân viên đứng cạnh scanner cũng tăng theo.
Trong những môi trường này, ADF không chỉ là tiện ích. Nó trở thành một phần của quy trình xử lý tài liệu. Và Duplex Single Pass ADF giúp giảm thêm một bước thủ công trong quy trình đó.
Scan nhanh nhưng tài liệu sau đó đi đâu?
Tốc độ chỉ giải quyết một nửa bài toán số hóa.
Sau khi biến bản giấy thành dữ liệu, doanh nghiệp còn phải lưu trữ, đặt tên, chia sẻ và đưa tài liệu vào đúng vị trí.
Canon MF461dw II hỗ trợ scan tới Email, SMB và FTP, bên cạnh việc scan về máy tính. Các định dạng hỗ trợ gồm JPEG, TIFF, PDF, Compact PDF và PDF OCR.
Với một hệ thống được thiết lập phù hợp, phòng kế toán có thể scan chứng từ tới thư mục mạng; hành chính có thể đưa hồ sơ vào vị trí lưu trữ dùng chung; tài liệu cần trao đổi có thể được chuyển thành PDF để tiếp tục xử lý.
Như vậy, hiệu quả của scan hai mặt không chỉ nằm ở bộ ADF. Giá trị lớn hơn xuất hiện khi quá trình từ bản giấy → dữ liệu số → nơi lưu trữ được tổ chức thành một luồng công việc thống nhất.
PDF OCR có ý nghĩa gì với tài liệu được số hóa?
Một tài liệu được scan thông thường về bản chất có thể chỉ là hình ảnh của trang giấy nằm bên trong file PDF.
OCR – Optical Character Recognition – là công nghệ nhận dạng ký tự quang học, giúp hệ thống nhận diện phần chữ có trong hình ảnh.
Canon MF461dw II hỗ trợ PDF OCR. Tính năng này có thể giúp tài liệu sau khi scan trở nên thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm và khai thác nội dung so với PDF chỉ chứa hình ảnh.
Tuy nhiên, độ chính xác OCR còn phụ thuộc vào chất lượng bản gốc, ngôn ngữ, font chữ, độ rõ của tài liệu và điều kiện scan. Vì vậy, OCR nên được hiểu là công cụ hỗ trợ số hóa và tìm kiếm, không phải sự thay thế tuyệt đối cho việc kiểm tra tài liệu quan trọng.
Không phải văn phòng nào cũng cần Single Pass Duplex Scan
Một văn phòng chỉ thỉnh thoảng scan vài trang tài liệu mỗi tuần sẽ khó nhận thấy giá trị của hệ thống scan hai mặt tốc độ cao.
Trong trường hợp đó, một máy đa chức năng đơn giản hơn có thể đã đáp ứng đủ công việc.
Single Pass Duplex Scan trở nên đáng cân nhắc khi xuất hiện đồng thời một số tình huống: tài liệu thường có hai mặt, mỗi lần scan gồm nhiều trang, công việc lặp lại hàng ngày và nhiều nhân viên cùng cần sử dụng thiết bị.
Điểm quan trọng là không nên mua một tính năng chỉ vì thông số của nó cao. Hãy nhìn vào số lần thao tác mà tính năng đó có thể loại bỏ khỏi công việc hàng ngày.
Khi nào Canon MF461dw II trở thành một lựa chọn đáng xem xét?
Canon imageCLASS MF461dw II kết hợp tốc độ in A4 36 trang/phút, in hai mặt tự động, ADF 50 tờ, Duplex Single Pass Scan, Gigabit Ethernet và Wi-Fi trên cùng một thiết bị.
Cấu hình này phù hợp với môi trường vừa có nhu cầu in tài liệu thường xuyên, vừa phải scan lượng hồ sơ tương đối lớn.
Nếu doanh nghiệp chủ yếu cần một máy để in văn bản, có thể không cần khai thác hết khả năng của MF461dw II.
Ngược lại, nếu một ngày làm việc thường xuyên xuất hiện những tập hợp đồng, chứng từ hay hồ sơ cần chuyển từ giấy sang PDF, khả năng scan hai mặt một lượt mới trở thành một trong những tiêu chí đáng xem xét đầu tiên.
Đừng chọn máy in chỉ từ công việc in
Một trong những cách phổ biến khi mua thiết bị văn phòng là bắt đầu bằng câu hỏi: “Máy này in bao nhiêu trang một phút?”
Câu hỏi đó đúng nhưng chưa đủ.
Một chiếc máy đa chức năng còn tham gia vào quá trình copy, scan, lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Với những doanh nghiệp đang từng bước số hóa hồ sơ, chiều đi từ giấy sang dữ liệu ngày càng quan trọng không kém chiều từ dữ liệu ra giấy.
Vì vậy, trước khi lựa chọn máy, doanh nghiệp có thể thống kê đơn giản: mỗi tháng in khoảng bao nhiêu trang, mỗi ngày scan bao nhiêu bộ hồ sơ, tài liệu một mặt hay hai mặt, mỗi bộ thường có bao nhiêu trang và sau khi scan cần gửi tài liệu đi đâu.
Những câu trả lời này giúp xác định liệu một thiết bị có Single Pass Duplex Scan như Canon MF461dw II có thực sự mang lại giá trị cho công việc hay không.
Tư vấn máy in scan hai mặt cho doanh nghiệp tại Toàn Vĩ
Mỗi phòng ban có cách xử lý tài liệu khác nhau. Phòng kế toán có thể ưu tiên chứng từ; hành chính – nhân sự thường làm việc với hồ sơ; doanh nghiệp dịch vụ lại cần xử lý nhiều hợp đồng và tài liệu khách hàng.
Khách hàng có nhu cầu tìm máy in đa chức năng có scan hai mặt tự động có thể liên hệ Công ty Toàn Vĩ để được tư vấn dựa trên lượng tài liệu thực tế, số người sử dụng, sản lượng in và quy trình lưu trữ hồ sơ.
Canon imageCLASS MF461dw II là một trong những lựa chọn đáng tham khảo trong nhóm này với ADF 50 tờ và khả năng scan hai mặt trong một lượt.
Tuy nhiên, tính năng kỹ thuật chỉ thực sự có giá trị khi phù hợp với công việc. Vì vậy, bước tiếp theo trước khi chọn máy nên là xác định phòng kế toán, hành chính hay bộ phận đang sử dụng thiết bị thực sự cần những tính năng nào.
